电子劳动合同在企业人事档案中的应用

摘 要

近年来,随着互联网技术的不断成熟,人力资源对于高效率、低成本的无纸化办公及电子合同的需求被彻底激活。作为助力企业数字化转型的重要一环,电子劳动合同正在以惊人的速度影响人力资源行业的变革。在面对越来越复杂的人力资源管理需求及不断发展变化的现代商业模式下,我国大量企业的人事档案管理工作的滞后问题逐渐凸显。因此,我国大部分企业已经意识到了电子劳动合同的巨大价值,如果企业能够合理利用电子劳动合同技术,就将会成为企业人力资源数字化转型的利器。

本文以上海银雁金融外包服务有限公司为研究对象,从企业组织架构、发展情况、人事档案管理工作等方面介绍了该公司的基本情况,并在此基础上分析了目前电子劳动合同在上海银雁企业人事档案工作的实施情况,发现了该公司在实施过程中存在的问题,从平台应用方与企业方两个角度进行研究,归纳出逐步完善电子劳动合同应用的方法与途径,提出健全企业人事档案工作相应的改善措施。希望本文的对策和建议能对应用电子劳动合同的相关企业提供借鉴意义,优化其企业的内部应用模式,从而促使电子劳动合同技术能被广泛的应用到我国各类型企业的人事档案管理工作中,提高我国企业内部管理水平,增强我国企业的核心竞争力,进而推动我国企业人事档案信息化建设的进程。

关键词:电子劳动合同;人事档案管理创新;对策研究

一、绪

(一)研究背景及研究意义

1.研究背景

随着时代的进步,互联网发展势不可挡,互联网技术已普遍运用到各行各业中,正因为这样,传统的人力资源管理模式已不能满足XXX的发展需求,很多企业人力资源管理方面都往“互联网+”模式转变,使得人力资源管理变得更加高效科学合理,其中电子劳动合同的衍生推动了企业人事档案信息化建设进一步发展。

2.研究意义

2014年至2016年,是中国电子合同的培育起步阶段。这一时期“互联网+”风潮席卷全球, 中国也出现很多新兴的行业形态。由于企业高频、分散的交易骤增, 导致传统纸质劳动合同的弊端逐渐凸显。而电子劳动合同的合理应用能有效提高企业人事档案管理水平,减少基础人事岗位的工作压力以及降低企业档案管理成本。因此,本文实地调研现有应用电子劳动合同的典型企业,以探索电子劳动合同在该企业人事档案管理中的具体实施情况,不断推动并完善电子劳动合同在国内企业的应用。

(二)国内外研究现状

1.国内研究现状分析

国内学者金雷法认为劳动合同可以有效的减轻企业的法律风险和对企业的长远发展产生重大影响。并且,劳动合同能促使劳动者和企业能在和谐互助平等的基础共同合作, 以实现经济的繁荣发展。因此,需要重视劳动合同的在企业的档案管理工作中的重要性。国内学者周华指出企业人事档案电子化管理应当顺应时代发展,形成全新的档案管理体系,不断提高档案管理的工作效率。杨淑芬学者从人力资源档案管理信息化建设的重要性出发, 指出人力资源档案管理现代化的必要要求是不断提升人力资源管理的质量以及提高档案管理服务水平。齐向宇指出电子合同是当前企业数据化转型的重要手段之一。法豸指出现今企业人事档案管理的劣势,并从企业的物质成本、管理成本以及时间成本三个指标分析电子劳动合同的应用优势,并为集团型企业HR工作的优化与创新提供了重要技术手段。与此同时,法豸并于同年9月,以运用了法大大电子劳动合同的典型企业用以实证电子劳动合同的法律效力,指出电子劳动合同正在趋向于规范化、制度化。

综上所述,2019年上半年开始, 电子劳动合同在我国人力资源场景应用上的重要性日益凸显。集团性、连锁性企业在处理内部员工人事文件的过程中, 需要处理大量的文件签署、归档、调用工作, 为有效提高企业人事档案管理水平,电子劳动合同已经成为大规模用工企业的硬性需要。

2.国外研究现状分析

Netshakhuma N S以当前南部非洲国家档案管理立法的不足为例,指出企业档案管理应以计算机技术为主题进行构思和设计,有利于发挥档案管理的特殊功能,提高档案管理水平信息化程度高的企业档案管理系统与其他信息管理系统有效地结合在一起。

Zongshan Pu,Yiran Hang两位学者从知识经济时代角度出发,指出管理的核心在于知识管理,一切竞争都归结于人才竞争,人事档案管理改革势在必行。因此,人事档案管理的优劣对人力资源管理的有效性起着极其重要的影响。于同年提出人事档案管理与人力资源管理是一个不可分割的有机整体,必须同步发展的重要观点。

Hui Zhang就大数据时代中的企业人力资源档案管理着手,指出企业需要依托大数据带来的便利,加快人力资源管理创新,转变管理思路,实现更好的发展。并提出了基于大数据技术的企业人力资源档案管理创新发展建议,有效优化了企业人力资源档案管理的内容和效率。

综上所述,世界各国由于政治体制、历史背景不尽相同,其档案事业管理体制和管理方法也存在很大差异,单就人事档案工作而言,人事档案管理模式的文化特征各不相同。但是,由于发达国家的档案现代化管理的时间相对较长,对科技的利用比较充分,因此,外国在企业人事档案管理上的经验相对我国更加丰富。

(三)研究内容和研究方法

1.研究内容

通过以现有应用电子劳动合同的典型企业即上海银雁金融外包公司为研究对象,通过个别访谈法、问卷调查法以及文献调查法,去探索电子劳动合同在该企业人事档案管理中的具体实施情况,并对电子劳动合同在该企业中的实施现状提出有针对性的建议,提高电子劳动合同在我国企业中利用率,有效降低企业人事成本,推动我国企业人事档案的信息化建设。

2.研究方法

一是文献研究法。首先对国内外企业人事档案管理的相关文献进行广泛阅读,了解掌握国内外人事档案管理创新相关理论动态以及我国相关法律法规,打好理论基础。

二是案例分析法。本文通过应用电子劳动合同企业的典型案例,即以上海银雁金融外包服务有限公司为例,进一步分析出文中所对应研究的问题。

三是经验总结法。通过了解电子劳动合同在上海银雁金融外包服务有限公司的具体应用情况,进行相关信息的归纳与分析使之系统化。

四是问卷调查法。编制员工应用电子劳动合同的满意度问卷,通过网络形式对银雁员工进行员工应用电子劳动合同影响因素的调研,搜集准确数据,为研究实施提供数据支撑,并为银雁公司的档案管理提供建议。

五是个别访谈法。通过对上海银雁的人事专员进行电子劳动合同应用效果的访谈,结合员工使用情况,综合全面分析电子劳动合同在企业中实施效果。

(四)文章的创新与不足

1.创新之处

第一,研究视角较新。

以往的人力资源档案信息化研究多从宏观角度出发,通过我国当前人力资源管理档案信息化的主要途径及方法,进而推动我国人力资源管理信息化发展。但本文主要以电子劳动合同这一新兴事物着手,分析当前电子劳动合同在企业档案管理工作的应用现状,拓宽企业人事档案提高信息化的渠道,为我国企业人力资源档案信息化研究提供了新的研究视角。

第二,研究角度客观。

本文数据收集从企业和员工两个层面,更加全面客观的揭示问题。现有关于企业电子劳动合同应用的研究大多只从单一个体入手,仅从时间成本、人力成本等方面探讨企业在档案管理中如何应用电子劳动合同。然而,具体在企业中应用电子劳动合同是会受到组织中各种因素的影响,员工意识、领导因素、同事支持、人事专业业务能力等都是不可忽略的重要方面,因此,全方位的考察才能揭示企业在人事档案中应用电子劳动合同的问题。

2.不足之处

论文由于篇幅有限,对于具体的实践对策与建议没有进一步加以细化和深入,尽可能探索可操作性更强的方案。本文尝试在理论与实践相结合的基础上,多层面分析如何有效应用电子劳动合同这一工具,提高企业人事档案管理水平,推动我国人力资源档案信息化发展,如在某些观点描述有不妥之处,还请各位专家老师指正。

二、相关概念界定及理论

(一)电子劳动合同

1.电子劳动合同的定义

劳动合同是劳动者与用工单位之间确立劳动关系,明确双方权利和义务的协议。电子劳动合同,是指通过计算机网络系统订立,以数据电文的方式生成、储存或传递的劳动合同,并同时具备以下三个要素:

权威认证系统:采用国家机构认证技术,确保电子合同签署主体真实身份;防篡改技术:采用国际通用哈希值技术固化原始电子文件数据,以识别文件是否被篡改;第三方取时技术:能精确记录签约时间

本文所提及的电子劳动合同均为通过第三方专业电子合同平台合作签署的电子劳动合同。

2.电子劳动合同的相关法律规定

《中华人民共和国电子签名法》第14条规定:“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。”这一规定表明认可了在电子劳动合同中电子签名的合法效力。

根据《中华人民共和国劳动合同法》第10条的规定:“劳资双方在建立劳动关系时,应当订立书面劳动合同。”以及我国《合同法》第11条明确规定:“书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形表现所载内容的形式。”这两项规定表明了合同是可以以数据电文作为合同书面形式的合法载体,因此,电子劳动合同是与纸质劳动合同具备同等法律效力的。

《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第116条第3款规定“电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网络聊天记录、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。”以及《中华人民共和国电子签名法》第7条规定:“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接受或者储存的而被拒绝作为证据使用。”这两项法律规定说明认可电子数据作为法定证据种类的合法地位。因此,电子劳动合同在劳动纠纷案件中是具备法律效力的。

(二)企业人事档案管理

1.人事档案管理的概念

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和德才表现,以个人为单位组合起来,以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。

2.人事档案管理的规定

第一,人事档案在存放、提取和使用时,严格遵循档案管理办法执行。

调阅员工档案必须经人事部经理的同意,持调阅单到档案室提取。调阅的资料不能带出档案室,需要复印的,必须经人事经理同意,由档案室人员负责登记并签字,防止因人事档案借阅发生管理纰漏。

第二,人事管理专员需定期进行更新档案数据工作。

企业需要为基层员工档案每周一次更新归档;中层每半个月一次更新归档;高层每个月一次更新归档。

第三,从档案室借阅原始档案资料,需要限定期限提醒。

为了防止原件遗失,企业的原始档案(红头文件、合同文本、审计报告、董事会决议或者由企业负责人签批原始公文)一般借阅复印件,并加盖档案室公章,注明效率时限,防止借阅人用作其他用途,引发档案后续事件。

第四,机密档案管理要严格遵照规定。

一般情况下只能阅读不能借、复印或者拍照,特别是在人事档案中涉及到薪酬协议、竞业限制、工资规定等资料,自动升级为企业人事档案机密级进行保管。

第五,维护档案保管环境安全。

档案保管环境需设在单独的储物间或者单独的专业档案管理柜中,管理人事档案的人事专员,要每隔半个月或者一个月左右,就需进行一次适当的整理工作,确保档案的安全。档案间或者档案柜钥匙应放在指定位置存放,并由人事专员负责保管。

第六,人事档案需至少存放三年后才能统一销毁。

一般人事档案存放期限为该人员的档案从在职转入离职档案后二年。因此,离职人员的档案需要至少在档案室存放三年,只有三年以上的离职人事档案资料才可向公司提出申请销毁。

三、上海银雁金融外包服务有限公司应用电子劳动合同现状

(一)公司基本概述

1.公司组织情况

公司基本情况:上海银雁金融外包服务有限公司是深圳市银雁金融服务有限公司的子公司。公司于2004 年8月成立,注册资金人民币3000 万元,具有独立法人资格。上海银雁于2004年成立以来,专注于为金融机构提供各类业务流程外包服务。目前,在广州、珠海、青岛等27个城市当地均设有办事处。

公司组织架构图

电子劳动合同在企业人事档案中的应用

图3-1上海银雁公司组织结构图

上海银雁公司主要采用的事业部制,以公司的主营业务进行划分。主要可以分为基本职能部门和产品事业部,基本职能部门包括:人力资源部、财务与成本管理部、规划与市场发展部以及采购管理部;产品事业部包括金融事业部以及管理事业部两大主营业务部门,其分别又分为业务营销部与融资服务部和资产安全管理部与人力资产管理部。

2.公司发展概况

上海银雁公司本部现有在职人数合计209人。主要以金融事业部的职员为主,管理事业部职员居多。

第一,年龄构成分析:上海银雁公司职员整体呈现年轻化,其中,18-24岁职员人数为48人,25-30岁职员人数为64人,31-40职员人数为54人,41岁以上职员人数为43人。年龄在25-30岁公司职员人数最多,41岁以上职员多为中高层管理人员。

电子劳动合同在企业人事档案中的应用

图3-2公司职员年龄结构图

第二,学历层次分析:上海银雁公司职员的受教育水平偏高,由于主营业务基本需要金融及管理等相关专业知识,且大多数是在上海学院毕业的人士。因此,学历主要以本科及本科以上学历占绝大部分,专科学历一般为基础业务的普通员工。

电子劳动合同在企业人事档案中的应用

图3-3公司职员学历层次图

综上所述,上海银雁的员工普遍偏年轻化且接受教育水平高,对新兴事物的接受、学习能力高。因此,上海银雁大胆引入电子劳动合同这一新兴事物,并以此来推动企业人事档案工作改革。

(二)公司档案管理工作概况

1.公司档案基本处理流程

本部职员纸质档案处理流程:上海银雁公司本部职员档案处理流程分为七个部分:申请纸质劳动合同-核实档案资料-员工签订劳动合同-企业公章用印申请-统一盖章-归档-定期变更、销毁离职人员档案。

具体流程如下:

首先,招聘专员需根据当期入职人数申请劳动合同发放数量;其次,招聘专员与人事专员需核实入职人员所提交的资料并对其进行背景调查;进而,人事专员对入职员工填写的劳动合同进行基本审核并收取;人事专员收集齐当期入职员工的劳动合同后需填写企业公章申请表并经由直接上级与人力资源总监签字盖章后上报;人事专员需要在用印申请的限期内将当期员工的劳动合同盖章;人事专员一方面将员工部分的劳动合同发还并签字落实,另一方面将企业部分的劳动合同进行归档;最后,人事专员通过定期核查员工档案,需销毁已经过期离职人员档案。

异地办事处员工纸质档案处理流程:上海银雁公司异地办事处职员档案处理流程分为十个部分:申请纸质劳动合同-核实档案资料-寄出空白劳动合同-员工签订劳动合同-异地办事处人事行政人员寄回劳动合同-企业公章用印申请-统一盖章-寄返异地职员的劳动合同-归档-定期变更、销毁离职人员档案。

电子劳动合同在企业人事档案中的应用

图3-4上海银雁人事档案处理流程图

异地办事处人员档案处理与公司本部职员的档案处理基本一致即如图3-4所示,但需要额外增加快递运输环节。

2.人事专员档案处理情况

第一,劳动合同签署数量大:以上海银雁公司的基础业务人员为例,在2018年7月至2018年11月的新入职员工数量约为500人以上,除去在培训期约200人的流失人员,仍有250-300人左右需要签订劳动合同,即500-600份劳动合同需要审查、盖章并归档。

第二,异地职员签署成本高:上海银雁公司在27个城市设有办事处。在2018年7月-2018年11月的新入职员工人员数量约为500人以上,在2018年7月-8月期间最高峰当日公司入职人员数量高达100人。除此之外,还有部分异地办事处职员约50-100人需要变更劳动合同。在2018年下半年,人均一份劳动合同往返的快递成本约25元,时间成本约为1-2周。

第三,档案管理工作混乱:首先,人事专员需先与公司异地办事处人事行政人员核实新入职人数,统一将该地方办事处的新入职人员劳动合同全数盖章后,方可统一寄返劳动合同。因此,导致了公司异地办事处员工档案产生滞留问题。其次,公司人事专员需要在日常基础的人事工作中穿插处理新入职人员的劳动合同事务,存在劳动合同丢失和遗漏的风险。最后,由于上海银雁公司行业性质的原因,公司人员流动率高,导致人事专员在员工档案的核查、归档以及离职员工档案的保存及销毁的管理工作混乱。

综上所述,进而结合人事档案管理办法的相关法律规定,导致上海银雁的档案管理工作效率一度低下。

(三)公司应用现状

1.电子劳动合同使用流程

基本使用流程分为以下五个部分:双方实名认证-企业在线签署-第三方平台发送合同-员工在线签署-合同存储、查看、下载。

具体签约流程如下:公司向第三方专业电子合同平台提交申请,第三方专业电子合同平台验证公司的真实身份后,为公司签发PDF文件签名证书,证书包含企业身份信息、企业证书私钥等数据。公司可在发起合同签署时对文档进行数字签名并发送,员工收到合同后,自动验证数字签名,确认文件签署人身份可信,且文档在传输过程中没有被非法篡改。最后,企业与员工可在第三方专业电子合同平台中存储、查看、下载劳动合同。

2.公司实施情况

上海银雁在应用电子劳动合同后,有效优化了上海银雁的档案管理工作。下文主要从上海银雁档案工作改善效果最为突出的四个部分进行阐述:

第一,仓储成本:在2018年11月实施电子劳动合同后,企业无需再另外打印纸质劳动合同。公司将新签订的劳动合同全部交由第三方专业平台进行保管。第三方专业平台自动生成员工劳动合同备份并且加密,不占实际储存空间。因此,公司不再另外租聘专门的档案管理间,有效降低了公司的仓储费用。

第二,人力成本:在2018年11月实施电子劳动合同后,由第三方专业平台提供的服务为主导,人力资源专业为协助,实现统一管理公司印章、统一发起合同、统一计费等功能,大大简化原先企业人事档案管理流程,人事专员从繁杂的申请流程、核实流程及归档流程的基础工作中解放出来,大大提高了人事专员的办公效率。因此,原本需要1-3人方能完成的合同签署工作,现在仅用一人即可高效完成,有效降低了人力成本。

第三,时间成本:公司在2018年上半年的纸质合同签署的入职流程时间至少每份合同需消耗1.5小时。在实施电子劳动合同后,上海银雁的入职系统深度嵌入第三方专业平台的电子签约功能。员工入职需要先行身份在线验真,保证了人员信息的一致性,降低了合同签署错误和复签率。

除此之外,第三方专业平台提供了标准化的电子合同签约流程,人事专员可以在线上批量化处理合同数据,快速与新入职员工签署制式劳动合同,同时具备归档功能,能够按照人事专员设置的标签进行分类,并能通过检索快速查阅寻找员工劳动合同的信息。原本异地签署一份合同来回至少需要1-2周的时间,实施电子劳动合同后,在第三方专业平台仅需5-10分钟,促使上海银雁的人才管理进程显著加快。

第四,管理水平:上海银雁由线下办理业务转为企业线上电子化工作,通过公司内部系统与第三方专业平台所提供的多方系统对接,促使人事专员的工作效率更优,促使企业的电子档案管理更加便捷和高效,推动上海银雁的整体信息化管理水平显著上升。

综上所述,上海银雁档案工作的优化情况主要由表3-1所示,不仅有效提高了上海银雁的档案处理效率,还优化了上海银雁内部的人事档案管理系统。

表3-1企业应用情况对比表

应用电子劳动合同前 应用电子劳动合同后
仓储成本 上海银雁耗费仓储成本高,需要对签订的劳动合同及其相关档案凭证留存档,需要耗费大量的打印纸张及存储空间。 有效降低上海银雁的仓储费用,企业将签订的劳动合同及其相关档案交由第三方签约平台保管,自动生成备份资料,不需要耗费纸张及实际储存空间。
人力成本 上海银雁耗费人力成本高,需要1-3人专门进行档案的审核、签署、邮寄以及存储等相关管理工作。 有效节省上海银雁的人力成本,企业通过第三方签约平台,仅需一人操作即可完成档案管理工作。
时间成本 上海银雁耗费时间成本高,本部员工签订劳动合同的入职流程时间平均每份合同需消耗1.5小时,其中不包含错签、漏签等需要复签劳动合同的时间;异地员工邮寄耗时约1-2周,平均签署一份劳动合同需消耗3工作日。 有效节省了上海银雁的时间成本,无论是本部职员还是异地员工,皆可以通过第三方签约平台,进行劳动合同的在线签署工作,平均每份劳动合同的签署时间仅需5-10分钟。
管理水平 上海银雁的档案管理工作混乱。大量的劳动合同及相关档案由于常年积压,增加了人事专员管理难度,导致人事档案容易产生丢失风险。 有效优化了上海银雁的档案工作。企业将劳动合同及相关档案交由第三方签约平台方保管,人事专员通过安全便利的操作系统,就可以对上海银雁的相关档案进行有序整理。

3.员工应用情况

本文通过对上海银雁员工使用电子劳动合同的情况进行问卷调查,从调查数据中表明公司本部员工中有77.99%是认可采用电子劳动合同这种形式。并且,数据表明这部分认可采用电子劳动合同形式的员工对电子劳动合同使用满意度偏高,其原因主要归纳为以下三个方面:

第一,增强劳动法律意识。

由于公司职员的专业一般为金融及管理等相关专业,因此对《劳动法》、《劳动合同法》等相关法律法规并不熟络。在纸质劳动合同签约过程中,对自身劳动合同文本的检阅只是匆匆一瞥,并无进行深入思考。因此,导致部分员工对自身劳动合同的文本条例是否合法合理存疑。

在公司实施电子劳动合同后,公司采用的第三方专业电子合同平台所提供的制式劳动合同。并且,在员工签订电子劳动合同的过程,在劳动合同的各个部分的翻阅都会出现相应的页面提示及注意事项,有助于员工了解自身合同所附带的条例注解。除此之外,企业的人事专员在员工签约过程中对员工的部分法律问题进行答疑,一定程度上规范了劳资双方的劳动合同签约过程,有助于加强员工在劳动法律法规方面的认识。

第二,查阅个人档案便利。

原先纸质劳动合同一式两份,一份由公司人事专员归档,另一份由员工自身进行保存。公司员工为妥善保管好自身劳动合同文本,一般都会将其保存在家中。但是,由于地域限制,公司员工想查询自己员工档案及劳动合同时通常无法返回家中查阅。与此同时,公司员工如果通过人事专员查阅公司档案中自身员工档案,就需要通过公司的申请-审核-批准等一系列流程。因此,员工无法及时迅速的查阅自身劳动合同及相关个人档案资料。

在公司实施电子劳动合同之后,员工如果需要查阅自身档案资料时,就直接通过手机、电脑等移动设备,经过员工本人验证登录后,便可直接查阅自身劳动合同文本及相关档案资料,大大节约员工的时间成本。

第三,保障自身法律权益。

在公司使用纸质劳动合同时,劳资双方整体签约过程持续长。公司一般无法在当天完成双方签约流程,并返还员工的纸质劳动合同。除此之外,在异地办事处办公的员工,获得自身纸质劳动合同的时间一般需要花费1-1.5月左右,更有部分的公司员工还没有得到自身应返还的劳动合同前就已经离职了。因此,导致了公司部分员工对自身的劳动法律权利是否能得到法律保障产生疑虑。

而公司采用的电子劳动合同能够实时推进劳资双方实施签约流程,员工也能在签约后实时获取自身劳动合同。员工一方面可以不需要担心自身劳动合同的保存管理问题,另一方面也可以在自身产生工伤、辞退等劳资纠纷时便于取证,处理提起劳动协商或者劳动仲裁等的后续事项。有效降低劳动者卷入劳动纠纷的风险,促使劳资双方建立稳固的劳资关系。从而,有效保障了员工的劳动权益。

综上所述,电子劳动合同不仅能有效提高企业的档案管理水平,节省企业的档案管理费用;还能有效提高劳动者的劳动法律意识,保障劳动者的合法权益。

四、上海银雁金融外包服务有限公司应用电子劳动合同的问题

上海银雁自2018年11月使用电子劳动合同至今,在运营过程中也渐渐暴露出一系列问题,下文主要从平台应用及公司实施两个层面对此进行分析。

(一)平台应用层面

1.信息安全存在隐患

第一,平台运行存在崩溃现象。

上海银雁在使用第三方电子劳动合同至今出现过2-3次平台崩溃现象。在平台网站及软件崩溃过程中,公司操作平台无法进行任何签约、审核及查阅等操作以及无法提取任何企业内部资料。虽然平台方表示是由于软件及网站升级导致出现短期的崩溃现象,但是平台后续并无提供任何修复措施及企业操作备用方案。如果由于第三方平台的技术问题,而导致企业内部资料丢失,就将会给上海银雁带来高昂的违约成本和无法挽回的形象损失。因此,企业对在第三方电子合同平台所存储信息的安全问题表示忧虑。

第二,平台数据存在外泄风险。

相对于公司之前人事档案的纸质化储存,上海银雁将人事档案电子化所面对的主要风险之一就是员工的人事资料在信息化过程中可能外泄。随着电子技术的发展进步,上海银雁将企业人员档案及保密资料上传到云端的过程中,倘若密钥一旦被不法人士所破解,就会使得公司整体内部资料被窃取,从而导致企业泄露大量的机密文件。因此,如果平台方没有定时维护平台并及时对资料进行安全管理,一旦发生数据外泄的现象,企业将会丧失整体员工的信任感并可能承担诉讼的法律风险。

2.平台运营稳定性差

第一,系统软件存在闪退现象。

上海银雁的员工在移动终端使用第三方电子平台所提供的软件时,会经常性出现软件闪退现象。即使员工是在网络以及信号良好的区域内使用该软件,也无法缓解软件闪退现象的问题。除此之外,在平台软件缓解闪退的功能障碍后,员工则需重新登录及缓存文件数据,为员工查阅、下载等操作增加了难度。因此,如果平台方无法有效修复闪退问题,就将导致对软件使用效果不佳的职员对应用电子劳动合同产生消极情绪。

第二,系统软件升级过程不稳定。

第三方专业电子合同平台方定期会对所提供的系统软件进行升级维护。虽然有效优化了企业操作平台,但是员工方的移动设备进行在升级操作时,会经常性出现崩溃现象导致员工需要卸载整个系统软件,再重新下载该系统软件方可操作。因此,倘若第三方平台后期对系统软件的整体升级水平并无提高,就会导致企业员工将花费大量的时间成本在软件应用上,并无法体现出电子劳动合同能为员工节省大量时间的优势。

3.签署流程过于繁琐

签署流程过于繁琐主要体现在认证部分的操作过于重复且单一。企业员工在电子劳动合同签署流程的实名认证阶段中需进行以下五个步骤:身份证验证-指纹验证-人像动态识别-签名验证-银行卡验证。与此同时,在电子劳动合同的双方签字盖章页面重复以上实名认证阶段五项操作。除此之外,在查询、下载电子劳动合同及相关资料时,公司需要验证公司PDF文件签名证书及权限,员工需要重复以上实名认证阶段的五项操作。如果网络环境不佳,则需要不停重复以上整体验证操作。

由于认证操作过于繁杂,容易导致劳动者使用感不佳,从而对企业应用电子劳动合同造成负面影响,进而导致企业人事档案改革工作的不便。

(二)公司实施层面

1.平台维护成本高

上海银雁虽然在使用第三方电子劳动合同至今仅出现过3-5次不同程度的平台崩溃现象,但是每次平台出现问题及故障时都需要第三方电子劳动合同平台的专业维修人员线下进行排查修复工作后,方可继续运行此平台。并且,每次维修专业人员都无法立即修复平台,故障的平均修复时长至少需要0.5-1天。因此,长期以往,企业除了需要支付额外的维修费用外,还需要耗费大量的时间成本和人工成本在平台的后期维护上。

2.人事专员业务能力较弱

本文通过对上海银雁本部使用电子劳动合同的正式职员进行与电子劳动合同相关问题的网络调查,以问卷星网站为载体,共收集了209份有效样本数据。

表4-1人事专员有无协助员工签订合同的比例

选项 人数 比例
有协助 118 56.46%
无协助 91 43.54%

由上表结果显示,在这209位受访者中,56.46%的职员在签约过程中得到企业人事专员的协助办理,但有43.54%的员工表示在签订电子劳动合同的过程中,企业的人事专员是没有为其提供帮助的。由此说明,企业人事专员对劳动者签订电子劳动合同的过程重视度不高。

表4-2员工签订电子劳动合同中是否存在过困难的比例

选项 人数 比例
66 31.58%
143 68.42%

由上表结果显示,在这209位受访者中,有68.42%的员工表示在电子劳动合同的签订过程中并没有出现问题,但有31.58%的员工表示在电子劳动合同的签订过程中是存在困难的。根据这部分员工的资料表明,在签订过程中存在指定软件下载不稳定、手机难以绑定指定软件、对软件的操作功能不熟悉等困难。由此说明,企业人事专员是有必要从旁协助员工进行电子劳动合同的签署过程的。

综上所述,在企业员工进行电子劳动合同的签约的过程中,企业的人事专员并没有意识到对员工进行协助、指导以及答疑工作的重要性,侧面反映出企业的人事专员存在指导不及时,不专业的现象。

3.部分员工接受程度低

公司使用电子劳动合同209份员工样本的数据如下表所示:

表4-3员工了解电子劳动合同的情况

频率 百分比 有效百分比 累计百分比
完全不了解 13 6.22 6.22 6.22
部分了解 74 35.41 35.41 41.63
了解 75 35.89 35.89 77.52
完全了解 47 22.49 22.49 100.0
合计 209 100.0 100.0

在这209位数据样本中,有41.63%的员工对电子劳动合同是不了解甚至一无所知的;有35.89%的员工通过网络、公司、同事等多方渠道才对电子劳动合同相关资料有所了解;仅有22.49%的员工对电子劳动合同相关知识是相对了解的。

由此说明,公司内部除了少部分频繁接触电子劳动合同业务的员工外,大部分员工对电子劳动合同这一新兴事物并不了解。

表4-4员工对签订电子劳动合同重视程度的比例

选项 人数 比例
重视 141 67.46%
不重视 68 32.54%

由上表结果显示,有67.46%的员工对签订电子劳动合同是重视的,也存在32.54%的员工对签订电子劳动合同的过程并不重视。由此说明,企业并没有在事前强调劳动合同对劳资双方的重要性,导致企业仍存在部分员工不重视对电子劳动合同签订工作的现象。

表4-5员工对电子劳动合同认可程度的比例

选项 人数 比例
认可 163 77.99%
不认可 46 22.01%

由上表数据结果显示,公司内部员工有77.99%是认可采用电子劳动合同这一方式的,但仍有22.01%的员工表示不认可采用电子劳动合同这一方式。

结合上述上海银雁职员的年龄层次分析以及学历层次分析的数据说明,公司大部分员工是能够快速接受并适应电子劳动合同这类型高新技术产物,但仍有小部分企业员工由于守旧观念、平台部分操作问题以及对电子劳动合同认知不足等多方因素影响,目前对采用电子劳动合同的形式仍持消极姿态。

综上所述,首先企业大部分职员对电子劳动合同的普遍认知不高,其次企业在事前也没有为员工提供学习渠道、普及相关知识或者发放任何相关资料,来促使其了解电子劳动合同这一新型事物。因此,仍有员工会对采用电子劳动合同的形式产生消极影响,进而导致部分员工对电子劳动合同这一形式的认可度低。

五、电子劳动合同在企业人事档案管理中的风险防范措施

针对上海银雁在应用电子劳动合同在档案管理过程的消极现象,为如何有效应对企业电子劳动合同在档案管理工作中的问题,综合专家学者的指导意见,下文主要从平台及公司两个层面提出相应的问题对策及风险防范建议。

(一)提高第三方平台运营效率的对策

1.加强平台信息安全风险建设

首先,第三方专业电子合同平台需加强平台信息安全的培训工作,对平台内部工作人员通过宣传、培训以及教育等多种方式,提高平台员工的信息安全意识。在平台与企业进行业务对接的过程中发挥主观能动性,降低操作平台崩溃的产生机率,有效控制信息技术风险。

其次,平台方需要构建科学、合理的信息安全管理体系,完善平台内部信息安全应急体系。此外,第三方专业电子合同平台还需要建立、健全平台信息安全标准规范及相关制度并完善平台内部数据备份方案,为企业方提供有效的应急方案。

最后,平台方应加强安全检查工作并及时修复安全漏洞。平台方对于企业内部资料的保护应采取切实有效的措施,确保支付平台没有设计漏洞,修复应用程序中存在的安全漏洞,防止客户信息被恶意窃取,并严格管理系统的运维管理,确保客户信息的存储安全。

2.提高平台信息化运营水平

首先,第三方专业电子合同平台内应组建专业的营运团队,提升团队运营的整体技术水平,增强对企业业务处理能力。

其次,平台方应简化部分签约验证步骤。例如,在员工及企业查阅界面,可以仅通过人脸识别或者指纹验证登录即可浏览,促使员工能便于查阅及收藏个人劳动合同信息。

最后,平台方应提高排查操作平台及移动软件产生故障的效率,进一步减少平台软件闪退现象,提高移动终端软件使用的稳定性。并且能及时高效的修复平台崩溃等问题,降低企业的后期运维成本。一方面提高企业对平台方服务质量的满意度,另一方面也提高了平台方的企业形象,实现平台方与企业方的双赢。

(二)应对电子劳动合同风险的相关措施

1.加强甄别第三方合作平台

目前第三方专业电子合同签约平台在市场上存在良莠不齐的现象。政府及相关机构对此监管力度一般,仅能筛选出部分不具备良好资信水平的第三方专业电子合同签约平台。并且,国家并无出台专门的法律来规范第三方电子签约平台市场,导致还是有大部分第三方电子签约平台存在信息安全隐患。因此,企业可以组建专项考察团队,加强对第三方合作平台的调研和筛选工作,重视第三方电子签约合作平台的运营质量及售后效果,方能在推动企业档案信息化过程中切实保障自身合法权益。

2.提高企业人事专员职业素养

第一,转变人事专员工作重心。

上海银雁在应用电子劳动合同后,人事专员已经从繁杂的申请流程、核实流程及归档流程等基础工作中解放出来。因此,人事专员的工作重心应当从原先的档案基础管理工作转向电子劳动合同相关业务的协助、答疑及审核等的指导性工作。

第二,定期考核人事专员职业技能。

由于上海银雁的档案工作优化升级,企业对人事专员重点考核为履行职责情况、完成工作任务的数量、质量、效率,取得成果的水平以及社会效益和经济效益,即人事专员在电子劳动合同工作中的业务水平。

针对人事专员当前工作内容重新制定明确具体的考核标准,考核结果可分为优秀、良好、中等、合格、不合格等五个等次亦可结合公司内部绩效考核工作同步进行结果考核。如果人事专员在考核中表现良好及良好以上,企业则可给予相应的绩效奖金或者其他奖励措施。但是,如果人事专员在考核中表现不合格,企业则可先予以告诫,期限为1-3个月。在此期间如有明显改进的,则可定为合格等次;仍表现不好的,定为不合格等次,并采取减发绩效奖金等的惩罚措施。

企业重视对人事专员的绩效考核工作,有助于人事专员重视工作内容,拓宽业务技能,提高办公水平,从而推动企业电子劳动合同业务进程。

3.增强企业技术人员信息处理能力

上海银雁可与第三方电子签约合作平台达成合作协议,由平台方定期开展平台安全维护知识的线上培训课程,并免费将此课程对企业方的技术人员开放。与此同时,企业内部的技术人员需加强与平台方的运维专员的信息交流工作,增强企业内部人员自主运行平台和维修处理故障的能力。

4.开展普及电子劳动合同相关知识的员工培训

由上海银雁的培训专员开展电子劳动合同专项知识系统化培训,主要分为企业全体员工及重点培训对象两个部分。

第一,企业全体员工:首先,培训专员针对电子劳动合同专题制定一系列PPT及文章。其次,培训专员再通过企业内部公众号、企业官方账号以及企业微信等多种渠道,为全体员工普及电子劳动合同的相关知识。最后,培训专员通过为公司营造良好的学习氛围,促使企业全体员工发挥主观能动性去积极了解电子劳动合同的相关知识。

第二,重点培训对象:首先,培训专员需对公司负责电子劳动合同办理业务的相关员工采用问卷调查的方式进行培训需求分析。培训专员将企业内部需要进行电子劳动合同相关知识培训的人事专员统计出来作为重点培训对象后,再针对这部分培训对象制定出具体企业培训计划。其次,培训专员可与第三方专业电子合同签约平台所提供的培训师合作,在线上线下同时开展电子劳动合同的专题培训。重点培训内容主要分为专题知识讲解、操作流程演示以及员工问题答疑三部分,其中,专题知识讲解主要采用网上培训的方式,课程内容包括电子劳动合同的基本概念讲解、电子劳动合同的合法性、电子劳动合同相关案例分析等理论课程;操作流程演示则主要采用模拟训练法的形式,课程内容则包括演练电子劳动合同的操作流程、人事专员的沟通技巧、模拟人事专员在线辅导等线下实操类课程;员工问题答疑课程主要采用专题讲座法的形式,第三方平台讲师与企业培训专员联合开展答疑会,培训师与企业培训专员会对企业员工事先提出的有关电子劳动合同的问题进行汇总,在答疑会上一一进行讲解。最后,在培训课程结束后通过网络试卷的形式测验受训者是否通过专项培训。针对没有参加培训的部分员工,培训专员后续可以采取讲座等形式进行现场培训。并且,员工的培训结果应跟员工个人绩效考核挂钩,促使员工主动配合培训工作。培训专员需要跟进培训后期工作。在专题培训结束一月内,将对培训对象开展二轮测评,内容为电子劳动合同相关知识问题以及现场模拟操作测试。二轮测评结束后,培训专员需负责对培训评估结果分析,撰写完整的企业培训报告,优化下一阶段的相关培训工作。

六、结与展望

(一)结语

本文以上海银雁公司作为研究对象,分析其在档案管理工作中电子劳动合同的应用现状及成因。针对平台方与企业在应用过程中产生的信息安全存在隐患、平台运营稳定性差、签署流程稍显繁琐、后期平台维护成本高、人事专员业务能力较弱、部分员工接受能力低的六大问题,本文提出加强平台信息安全风险建设、提高平台信息化运营水平、加强甄别第三方合作平台资质、提高企业人事专员职业素养、增强企业技术人员信息处理能力、开展普及电子劳动合同相关知识的员工培训相应的六大策略及建议。

虽然,本文所提供应对策略及相关建议,由于企业的独特性而无法直接适用于其他应用电子劳动合同企业。但是,本文对于第三方电子合同平台而言,有助于平台能居安思危,承担起平台的企业社会责任,增强平台信息安全管理意识,不断研发新兴技术,有效提高平台信息安全水平;对于上海银雁企业而言,有助于企业针对性的解决在应用过程中产生的问题,促使上海银雁的电子化改革进度加快,进而推动上海银雁的人事档案整体信息化进程;对于劳动者而言,不仅有助于他们能在工作中拓展劳动法律知识,而且有助于帮助劳动者规范企业劳动合同签订流程,减少劳资双方发生劳动纠纷的风险,促使劳资双方构建和谐稳定的劳动关系。

(二)展望

从时代发展的角度出发,人力资源信息化是人力资源顺应未来趋势的体现,也是我国企业未来发展的重点方向。如今在互联网的发展下,大数据分析、社交网络、云计算等新技术的兴起,正不断推动人力资源服务行业在人力资源产品、管理模式、商业模式上的创新。我国目前倡导“互联网+人力资源”这种方式,就是利用信息通信技术以及互联网平台,让互联网与人力资源进行深度融合,创造新的行业发展生态,实现我国企业无纸化办公、智能化办公的工作模式,从而推动我国企业人力资源信息化的整体进程。

电子劳动合同作为“互联网+人力资源”背景下的新兴产物,虽然的确有效解决了企业档案管理工作滞后的痛点问题。但是,电子劳动合同的应用也会为社会衍生一些问题。例如,目前电子劳动合同技术正处于尚未发展成熟的阶段,仅适用于我国连锁式的大型企业。其主要原因在于电子劳动合同当前技术运维是需要企业支付较高的使用费用和后期成本作为支撑的,从而导致我国大部分中小企业都对使用电子劳动合同技术望而却步。此外,电子劳动合同这一技术的应用,会替代大量基础人事岗位,因此会有大量的基础人事劳动力面临失业的风险。

但科技日新月异,随着我国工业4.0时代的到来、区块链等高新技术的发展以及人力资源信息管理软件的优化。我相信电子劳动合同这一技术在发展成熟后,一方面,能大幅度降低企业的使用成本,促使我国大部分企业都能通过这项新兴技术来解放基础人力资源工作人员的生产力,提高企业的管理水平,增强企业的核心竞争力;另一方面,能促使基础人力资源工作者产生危机感,不断增强专业能力,提高自身胜任力水平,迅速适应企业的变革发展。与此同时,我也相信电子合同作为我国企业人事档案信息化的技术载体,在一定程度上是有助于我国推动企业人力资源整体信息化进程。

参考文献

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[10]Hui Zhang. Reflections on the Innovation of Human Resources Management in the Era of Big Data[P]. Proceedings of the 2018 8th International Conference on Education and Management (ICEM 2018),2019.

附 录

附录1:上海银雁人事专员访谈提纲

访谈流程主要由以下5个部分组成:访谈人物简介→公司应用其背景→公司应用其价值→公司具体实施情况→访谈人物看法

Part1 访谈简介

1.请问您在贵公司从事什么职位?

2.请您简单的介绍一下贵公司的实际情况?

Part2 应用背景

1.请问贵公司是采用哪一款电子劳动合同软件?

2.请问贵公司电子劳动合同的推广情况如何?

3.请问您能简单说明一下贵公司选择电子劳动合同的契机和原因是什么吗?

Part3 应用价值

1.请问公司在未采取电子劳动合同时,可以简单说明一下您工作量的实际情况吗?

2.请问可以简单说明一下您之前处理纸质劳动合同以及现在处理电子劳动合同的基本流程吗?

3.请问您认为纸质劳动合同相比于电子劳动合同还存在什么优势?

Part4 实施情况

1.电子劳动合同在企业中是否达到了公司预期效果?

2.电子劳动合同在企业推行过程中是否存在什么困难?

3.电子劳动合同在贵公司实际操作过程中是否存在什么问题或者风险?

4.电子劳动合同已经在贵公司实施了1年以上,是否产生了新的一些问题?

Part5 心得感想

1.请问可以简单说明一下,您对电子劳动合同还存在什么建议?

2.请问您认为电子劳动劳动合同是否存在推行的必要性?

3.请问可以说明一下,您对电子劳动合同的看法以及对电子劳动合同应用发展的感想吗?

附录2:上海银雁员工应用电子劳动合同情况的调查问卷

尊敬的先生/女士:

您好!我是广州工商学院的学生,我正在做一个关于电子劳动合同使用情况的调研,以了解当前电子劳动合同在具体实施过程的现状。您的回答无关对错,只要能真实反映您的想法就达到了本次调研的目的。我将严格遵守保密守则,并充分尊重您的意见和建议。本次调研将会占用您一定时间,衷心感谢您的支持与合作。

一、基本信息

1.请问您的年龄处于以下哪个范围?

A 18-24

B 25-30

C 30-40

D 41以上

2.请问您的受教育程度处于以下哪个范围?

A 高中及以下

B 大专

C 本科

D 研究生及以上

3.请问您在此公司的工作年限处于以下哪个范围?

A未满1年

B 1-3年

C 3-5年

D 5年及以上

4.请问您目前在此公司的职务是?

A 临时工

B 普通员工

C 中层管理人员

D 高层管理人员

二、电子劳动合同的签订及履行情况

1.您所在的企业是否运用了电子劳动合同这种签约形式

A是

B否

2.您对于电子劳动合同的了解程度

A 完全不了解

B 部分了解

C 了解

D 完全了解

3.您是否认可电子劳动合同这种签约形式

A是

B否

4.您不认可电子劳动合同这种签约形式的原因是什么?【多选题】(如果第2题选择否)

A思想相对传统,不接受电子劳动合同的签约形式

B电子劳动合同的效力与纠纷处理

C担心电子劳动合同的信息安全

D合同信息的查阅以及使用不便

E电子劳动合同签约流程复杂

F其他:

5.您认为使用电子劳动合同的便利之处是什么?

A便于劳资纠纷取证,维护自身合法权益

B规范劳动合同签署过程,有效约束劳资双方

C简化劳动合同签订流程,有效节约时间成本

D便于查阅及收藏个人劳动合同信息

6.您是否重视电子劳动合同的签订工作?

A是

B否

7.您在电子劳动合同的使用过程中是否存在困难?

A是

B否

8.您在电子劳动合同使用过程中的具体困难是什么?【填空题】(如果第4题选择是)

9.您在使用电子劳动合同合同过程中,企业人力资源专员是否在旁协助?

A是

B否

10.您使用电子劳动合同的整体感受是?

A非常不满意

B不满意

C满意

D非常满意

三、员工意见及建议

1.在后续与公司续订劳动合同时,您是否还愿意使用电子劳动合同的签约形式?

A是

B否

2.您对电子劳动合同的应用有何改进建议?【填空题】

电子劳动合同在企业人事档案中的应用

电子劳动合同在企业人事档案中的应用

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