浅谈电子商务企业的内部审计——以京东集团为例

  【摘要】

电子商务企业,尤其是综合网上购物商城,业务多样,产品繁多,分工精细,事业部众多,管理比较复杂,这对公司内部的管理控制提出了很高的要求。其中,内部审计对公司的繁荣起着关键作用。

本文从电子商务企业的特点入手,结合京东集团的具体案例,试图说明电子商务企业内部审计的特点和现状,同时就目前存在的问题给出建议,为其他企业提供一定的参考。

  【关键词】内部审计;电子商务企业;京东集团

  一、内部审计理论概述

  (一)内部审计的概念

国际内部审计师协会(IIA)将内部审计定义为验证和建议的独立和客观活动。通过内部审计,组织独立控制和监督经济活动,防止部分利益损害公司的整体利益。也就是说,内部审计使用标准化和系统化的方法来评估风险管理控制和治理流程,以提高业务运营效率并帮助组织实现其整体利益。

  (二)内部审计在公司治理中的作用

国际内部审计师协会(IIA,2003)指出:“内部审计在公司治理中发挥着举足轻重的作用,包括对风险和组织控制的监督,评估和分析;审查和核实信息的可靠性和合规性;帮助管理层为董事会、审计委员会和执行管理层提供风险防范和治理的有效保障;提供相关建议,帮助改进流程、政策和程序。

  (三)影响内部审计发挥作用的不利因素

如今,内部审计在公司治理中的作用越来越受到重视。然而,实际上,仍然存在一些影响内部审计职能的限制,甚至导致内部审计失败。首先,目前,中国没有完整的法律内部审计保证,对公司内部审计的监督往往不明确;其次,许多公司没有充分处理公司治理与内部审计之间的关系,甚至打破了两者之间的联系,不能确保审计部门的独立性和权威性;同样,内部审计的性质决定了它不可避免地会与组织内的其他部门发生冲突。而且,目前我国一部分企业内部审计师的素质不高,缺乏系统的培训和后续教育,知识储备较为单一,这也影响了工作的良好进展;此外,大多数审计部门把审计的重点放在事后审计上,忽视了事前和事中审计的重要性,这导致基于内部审计的风险管理产生很大的延误,影响公司治理的结果。

  二、电子商务企业内部审计

  (一)电子商务的概念和特点

电子商务是一种互联网环境中的运营模式,其中买方和卖方通过数据交换系统和电子资金支付系统实现电子交易。商业电子商务活动包括在线销售,供应链管理,物流和库存管理,电子支付管理,售后管理和电子数据管理。与传统企业相比,电子商务企业在经营模式的构成要素上大致相同,即包括投资人、债权人、消费者和供应商,但买卖双方信息传递与交换的方式截然不同。

电子商务的特点主要包括:

1.全球性

电子商务依托于互联网平台,互联网的开放性使企业能实现资源即时共享,信息迅速流通,客户群体范围国际化。在全球虚拟商务市场中,跨境电商迅速兴起,各种海淘应运而生,如天猫全球购、京东全球购、网易考拉海外购、亚马逊海外购等。

2.方便性

传统企业在交易过程中受到时间和空间的各种限制,但电子商务平台简化了传统企业的很多繁琐环节,消费者可随时随地下单,商家可以24小时无间断地展示和出售商品。这样不仅方便了双方的交易,还提高了工作效益,节省了成本支出。

3.安全性

电子商务对网络和信息系统有很强的依赖性。一旦网络或信息系统有问题,就会破坏企业的数据库,或导致相关数据遗失和被篡改。因此,网络和电子信息系统的安全性对电子商务企业来说具有特殊的重要性。现在,大多数电子商务交易都在一次性口令(OTP)的帮助下进行,以保障信息安全。

4.无纸化、数字化

顾客与商家的交易过程中涉及的订单详情、支付凭证等都以数字化的形式存储于电子商务后台信息系统数据库中。电商的日常工作和交易中一切信息的储存都实现了电子化。

5.实时动态性

网络信息不断在更新,商家的市场环境也在迅速变化。网络信息的快捷性使商家能更快速地获取市场供求关系,从而更快地做出应对市场变化的决策。因此,电子商务交易活动始终处于变化中。

  (二)电子商务企业内部审计的特点

1.审计重心前移

电子商务公司面临着许多风险,尤其是在市场波动和网络安全方面。由于电子商务企业的交易都在网上完成,且互联网传播具有实时性和不可逆性,一旦遇到相关风险,将对企业产生不可估量的影响。因此,为了有效地面对风险,有必要改变电子商务企业的内部审计方法,从传统的事后审计转向事前审计,并采取风险预测和风险评估等方法来防范风险。

2.以增加企业价值为目的

IIA指出,内部审计的基本目标,是发现和纠正公司生产经营活动的弱点,促进公司的健康发展,从而提高公司的价值。

当前,市场大多以估值来评价电子商业企业,而企业的抗风性能力,在很大程度上影响到市场对企业价值的预期。因此,电子商务公司需要充分利用内部审计,进行风险的预测和防控,最终实现提高公司价值的目标。

3.高度依赖计算机网络

电子商务企业的业务活动数据都以电子化的形式存储于信息系统后台,这一方面减轻了员工的工作量,但另一方面,电磁化的会计信息易受介质的影响,且容易被篡改。因此,如果没有恰当的审计方法,审计证据的准确性与真实性就会大大降低,并使得审计风险增加。

  (三)电子商务企业内部审计关注重点

1.内部控制的有效性和健全性

内部控制是指根据风险程度,在公司内部实施各种有效措施,使公司能够长久生存并健康发展。在生产和运营过程中,内部控制使用风险识别、风险评估和风险控制等多种多样的方法,以遏制公司面临的各种风险。

在风险程度普遍较高的电子商务行业,内部控制的重要性毋庸多言。通过对内部控制的评估,企业可以识别潜在风险,并提供相应的对策,来预防、控制并管理风险。

2.企业收入和现金流的持续性

收入和现金流量代表了公司的支付能力,影响其投资和融资活动,及其承担风险的能力。现金流量的大小和波动会影响公司的生产经营及其价值。

而电子商务企业的主营业务是销售和服务,大部分收入来自在线交易产生的现金,对现金流依赖度高。因此,审计应侧重于业务收入的稳定性和现金流的可持续性。

3.企业投资的风险性

对外投资可以有效利用公司的现金流,分散风险,实现业务多元化,为公司的发展做出贡献。然而,收益也伴随着风险:对外投资难免会占用公司资源,这将影响公司的主营业务,甚至可能危及公司的正常运营。如果内部投资的项目质量不高,可能导致投资失败,并影响公司业绩。由于电子商务行业的对外投资规模普遍较大,内部审计应重点关注公司的投资风险。

4.债务总体风险

企业的主要融资方式包括股权融资和债务融资。债务融资成本低,可以使用国家的税收优惠政策,企业所有权不会被借贷稀释;股权融资不需要企业定期支付利息,也不会给公司带来还本的压力。当公司的财务杠杆过高时,会带来严重的风险,甚至导致破产。

电子商务公司在早期阶段往往严重依赖债权融资,并面临沉重的债务压力。因此,内部审计应评估公司的借贷风险,及时发现并解决潜在问题。

5.重大经济事项决策的潜在风险

公司的主要问题涉及可能对商业运营产生重大影响的事项,包括合并,解散,增加和减少注册资本以及发行股票、债券和修订章程等。此类事宜通常需要得到董事会的批准。

在发展初期,许多电子商务企业的重大事项都由一人决定。这种形式可以在很大程度上提高决策效率,但随着企业规模的不断扩大,企业重大事项决策的风险也相应增加。因此,审计人员应当重点关注这一现象。

6.电子商务网络系统风险水平

计算机网络系统是电子商务企业日常运作的基础。因此,大型电子商务企业往往非常重视评估网络系统的相关风险,包括检查软硬件可靠性、黑客攻击防范能力、站点负载能力、隐私保护能力和在线支付安全性。

  三、京东集团内部审计情况

  (一)京东集团简介

京东于2004年进入电子商务行业,并于2014年5月在纳斯达克证券交易所上市。

2018年,京东集团在市场上的成交额约为1.7万亿元。2018年7月,在《财富》杂志世界500强排名中位列第181名。这是京东集团的第3次入榜。

现在,京东集团的业务包括零售、数字技术、物流、物流房地产、云计算、保险、人工智能和海外业务。其中零售、数字技术和物流是其核心业务。

1.京东零售集团

京东零售集团目前拥有超过3亿活跃用户,并有超过21万签约商户。快消、电器、3C等优质产品年交易额超过1000亿元。根据工业和信息化部CCID研究所的《2018年电网采购分析报告》,京东占据了家电网上交易市场百分之六十的份额,保持着在行业中的绝对领先地位。同时,京东还培育了许多其他类别,如生鲜、家居装饰、时尚、企业业务、拍卖、新通路,大健康等。此外,京东将专注于与生活服务相关的领域,如医疗保健、当地生活和汽车后服务,使服务类产品成为另一个收入增长点。

2.京东数字科技集团

京东数码科技集团基于大数据、人工智能、区块链和物联网等最新技术,建立了强大的用户服务能力、数字化风险管理能力、行业理解能力,以及B2B2C模式的企业服务能力。

截至目前,京东数字科技的品牌包括京东金融、京东农牧、京东城市等等,实现了企业、个人和政府的三端融合。

3.京东物流集团

京东物流集团于2017年宣布成立,创建了一个智能供应链服务系统,包括产品销售分析和预测、入站和出站,以及运输和分配。

京东物流目前在内地行政区县实现了百分之百的覆盖率,99%的人口享受自营配送。如今,京东物流已初步实现技术化、专业化、规模化。

  (二)集团内部组织结构

京东集团有特殊的组织结构和业务流程。监察部和审计部分别成立于2009年和2011年。之后两个部门重组为审计监察部,主要负责公司各个子部门的独立监督,并关注诚信问题,防止xxxx腐败。2012年末,审计监察部改名为“内控合规部”。

内控合规部的主要任务是负责本集团的内部监察和审计工作。监察主要是指预防和发现个别问题,审计则从业务角度对特定问题进行彻底检查。除了经侦、警队和传统行业的反腐工作人员外,内部控制合规部还培养其他有志于该工作的员工。

内控合规部具有“尚方宝剑”,是这一集团中唯一拥有员工xxxx腐败调查权,并且随时直接向首席执行官汇报的部门,这样的制度就保证了报告和调查的独立性和客观性。

京东集团的内部控制管理结构如图所示。

浅谈电子商务企业的内部审计——以京东集团为例

  (三)京东集团内部审计风险

1.管理层频繁变动

京东职能体系调整频繁,各大部门负责人在任年限大多不超过3年。管理人员的不稳定性,对公司的经营管理产生了一定的影响,增加了公司的经营风险。一方面,新管理层对公司没有深入的了解,员工也需要适应新的领导管理方法;另一方面,管理人员对内部审计的态度和做法也各有差异,这也给内部审计部门的工作带来难度。

2.内部控制存在缺陷

根据PwC对京东集团内部控制的审计意见,京东财务报表的内部控制有着很重大的缺陷。相关缺陷主要包括:缺乏熟悉GAAP的财务人员,无法根据SEC和GAAP的要求来解决有难度的会计问题,也不能满足GAAP和SEC对合并财务报表和相关信息披露的要求;同时,内部审计比较薄弱,没有能力切实有效地履行好财务监督职能。如果这样的实质性缺陷不能及时纠正,可能会增加京东集团未来年度财务报告的重大错报风险。

3.电子商务业务带来特有风险

电子商务企业往往具有很大的系统安全风险。电信故障、黑客攻击等事件都很可能造成在线事务处理延误甚至错误,不能满足客户和管理的需要。电子商务企业很难保证其安全机制万无一失。因此,有必要将系统安全风险纳入重点评估范围。

4.集团信贷风险较大

京东自2014年以来一直参与互联网金融活动,并开发了京东众筹和京东白条等多种多样的金融产品。然而,京东集团缺乏在互联网金融领域发展的相关经验,难以预测市场环境和消费者偏好。而金融活动显著增加了京东集团的应收账款,坏账也随之增加,京东面临着第三方供应商违约造成的信用风险,以及用户和供应商带来的借贷风险。

所以,京东集团内部审计应当评估公司的内部控制,以确保公司业务的真实性和审计证据的完整性。内部审计师必须充分知晓防范和控制系统安全风险和信用风险的方法,以实现工作的专业性和有效性。

  (四)京东集团内部审计特点

1.向CEO汇报

京东的董事局xxxx和首席执行官由同一人担任。这一制度在互联网企业中较为普遍,有利于集团决策的统一,方便企业及时并有效地应对激烈的市场竞争和迅速变化的环境,但同时也使首席执行官拥有过大的权力,得不到很好的制约和监督。再加上刘强东是京东集团的创始人,就更容易形成独裁。

京东集团的内审部门直接向刘强东报告,在一方面巩固了内审部门在集团中的地位,提高了开展工作的效率,对其他部门产生震慑力;另一方面,内审部门受刘强东的管制,在一定程度上成为他的统治工具,不能发挥全部作用。对于刘强东有害于公司的行为,内审部门无法进行监督。

2.强调腐败治理

电子商务部门拥有广泛的盈利渠道,包括销售产品收入、佣金提成、投放广告收入和其他增值服务。在许多需要人工干预的地方,很容易造成xxxx腐败。

和传统行业相似的腐败行为包括商业贿赂、职务侵占、私吞广告费、虚报费用等。电子商务行业中特有的腐败行为包括伪造商店排名、删改商品评价、买卖个人信息和刷单等等。为了及时关注客户需求,提高服务质量和快速响应能力,京东商城开放平台业务下放了很大的权力,但该平台却变成了腐败的滋生地。因此,京东集团高层非常重视反腐,内控合规门也被寄予厚望。

京东集团强调制度对权力的制约。例如,采购、销售和招标投标制度规定,采销价格和投标价格必须经过严格的控制程序,并通过官方信函确认。因此买卖双方在程序上透明。若发生价格调整,制造商必须向公司的管理系统发送信函,并提交给部门负责人进行审查。另外,在对账过程中,制造商必须回复确认函,编制对账单,加盖单位的有效印章,并等待京东商城收到之后再统一进行核算。同时,各类合同直接输入系统,执行审批流程,由系统结算。

这些制度,为内部审计工作的开展提供了便利。

3.内部审计增值效果较为明显

内部审计的增值效果体现在集团对发现的问题的执行和整改情况。有部分员工没有认识到内部审计的重要性,对审计结果置若罔闻,不采取进一步措施。这就导致内部审计的成果没有被有效利用,内部审计人员的工作得不到应有的重视,缺乏正反馈,也就失去了动力。

京东集团高度重视内部审计,强调内部审计的理念应在各个层级实施。内控合规部负责培训公司高风险部门的员工和供应商,让他们了解公司的规章制度和违规的后果。内控合规部负责人直接向CEO报告,以确保其独立性。同时,公司还建立了“特别保护名单”,加强举报人保护,且有专职人员负责处理、协调和沟通。

京东集团还建设了企业诚信体系,强调每一名员工都要配合内控合规部的工作。每查处一起腐败事件,京东都会实名公布,即使是离职员工也可能因为在任时的行为被追究责任。此外,违规行为根据直属领导问责制,即ABC原则处理。如果员工C因为违法规定被解雇,其上级B和B的上级A都要受到牵连被记过,记过两次就会被降级。这样可以督促上级监督和发现下级的异常行为。

通过这些措施,京东集团发现了多起重大xxxx腐败案件,其中一些人达到了总裁的级别。这对内部审计的工作产生了有效的正反馈,明显提高了内控合规部在集团内部的权威性,为今后内审工作的开展减少了障碍。

  四、京东集团内部审计改进建议

  (一)提高内部审计人员综合素质

电子商务企业的内部审计不仅需要会计和审计知识,还需要计算机技术、信息管理的相关知识,这对内部审计人员的知识储备提出了较高的要求。

目前,国内的内部审计人才大多掌握财务审计知识,但很少有人同时掌握信息系统审计的技能。

如果内部审计师对计算机、电子商务交易和信息系统没有足够的了解,并且不完全了解信息系统审计的相关技术,则无法正确评估公司的内部控制是否有效,从而不能准确识别和评估风险。如果内部审计员咨询企业的IT或信息系统专家,则不仅会降低工作效率,还会在一定程度上依赖于专家的看法和意见,从而有碍内部审计的独立性和客观性,同内部审计的初衷相违背。

因此,电子商务企业应当加大对内部审计人员行业相关知识的培训,通过系统的训练,使内审人员掌握基本的专业知识,以提高工作效率和审计质量。

  (二)完善组织架构、强化监督机制

京东集团对员工的监督管理以严格著称,常有员工因为会后顺走烟酒、超额报销等原因被开除。这反映了内控合规部门工作的有效性和严密性,在很大程度上保护了公司和股东的利益。然而,对于高层管理人员,尤其是CEO的行为,内控合规部却无法有效监管,刘强东甚至公然让公司负担其各项支出。这不仅伤害了股东权益,也形成了公司的特权阶级,给其他员工做出了负面表率,同时损害了内控合规部工作的公正性。

由于刘强东是集团的董事长、CEO和实际控制人,内控合规部门无法脱离其控制,自然也不能真正做到独立客观。要改善这一局面,一方面需要改变京东目前的组织架构,避免权力过度集中;另一方面,应该做到信息公开透明,让每一名员工都参与到公司的治理过程中。

  (三)加强内部审计工作的弹性和灵活性

电子商务企业往往发展速度快,内部结构复杂,缺乏稳定性。在过去几年中,京东集团的组织架构调整变动非常频繁,几乎一年一个样。2018年1月,集团原事业部被拆分为大快消事业群、时尚生活事业群和电子文娱事业群。半年以后,京东开始实行轮值CEO制度,由徐雷担任轮值CEO;12月,提前调整组织架构,根据业务把集团分为前中后台,各部门负责人都被要求向徐雷汇报。

2019年,京东宣布本年度将要淘汰百分之十以上的总裁和副总裁。但意料之外的是,在不到60天的时间里,就有三分之一的CXO离职,包括技术总监张晨,首席法务官隆雨和首席公共事务官蓝烨。几乎同时,时尚家居事业群总裁胡胜利和生鲜事业部总裁王笑松被双双调离原岗位。

组织架构的频繁变动给集团的内部审计工作带来了挑战。一方面,内控合规部作为集团的一部分,不可避免地会受到一定程度的波及;另一方面,集团人事的变动也不利于内部审计人员收集整理信息、检查内控合规情况,并追究相关人员责任,使得内部审计工作很难保持连续性。

此时,就要求内控合规部更好地理解和把握审计的总体目标,抓住审计的重点,并及时应对环境的变化,制定出符合实际,具有弹性的审计方案,以保证内部审计工作的完整严密、及时有效。

  (四)加强与外部审计的良性互动

内部审计和外部审计都是监督公司治理的机制,它们两者都具有改善企业内部控制、加强企业业务风险管理、确保公司信息披露真实公允的功能,两者的目的都是监督受托责任的遵守情况,维护组织的整体利益,实现组织目标。

内部审计和外部审计的审计范围往往会有重复,因此内部审计就可以通过持续的沟通和协调,了解到外部审计的范围和目的,并且使用外部审计的结果来减少重复劳动、提高工作效率。对于外部审计没有覆盖的部分,内部审计人员再进一步监督和评价。

同时,内部审计人员通过与外审的沟通和交流,还可以了解对方的审计方法、审计程序和相关信息,并提高专业技术水平,提升专业素质。

因此,内部审计和外部审计的相互沟通、相互协调,有助于提高审计的整体效率和公司治理的最终质量,促进公司规范发展,更好地保障股东的利益。

  (五)开发实用的内部审计软件

电子商务企业交易总量巨大,财务数据纷繁复杂,使得审计人员的工作时间很长,工作压力很大。开发一款合理有效的电子商务审计软件,可以让审计的效率和质量得以提高,审计风险得以下降。

使用的内部审计软件需要符合以下要求:首先,审计软件应当尽量贴合会计软件,方便审计人员从会计软件中抓取信息;其次,审计软件应当方便存储和处理信息,以保证数据信息的完整性和内部审计工作的延续性,帮助内部审计人员节省精力,并且保质保量完成工作。

  结论

完善内部审计、提高公司价值,是每个企业共同的愿望。本文通过对京东集团这一案例的研究,剖析了电子商务企业内部审计的特点与成因,探讨了京东集团内部审计的优点和缺陷,并给出了相关建议,在一定程度上为今后的研究提供了参考。

  致谢

四年的大学本科生活如一指流沙,转眼便消逝而去。南京审计大学记录了我的青春,也见证了我的成长。

在此,我由衷地感谢师长和同学对我的关怀和帮助。刘成方老师在百忙之中抽空指导我的论文,让我心怀感激;同组好友的协助和鼓励,也让我的论文写作少了几分孤独,多了几分信心。

求知是一生的远行。我会铭记师长的教导,不骄不躁,开启新的征程。

  参考文献

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[3]信息化条件下的内部审计问题探讨[J].章振东.  财会研究.2007(12)

[4]论电子商务对内部审计的影响[J].林艳,张玉忠.  中州审计.2004(06)

[5]拓宽电子商务下的内部审计瓶颈[J].潘华,林大庞.  企业改革与管理.2004(05)

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