原始凭证失真及解决办法

  摘要

原始凭证是一切会计工作的基础,也是财务流程中的基石。但是随着经济社会的不断发展,原始凭证失真问题便频繁存在甚愈加严重。本文对原始凭证失真的原因进行了探究,及原始凭证失真的现状和带来的风险,并对此提出的措施及建议。其目的是让人们认识到原始凭证在财务处理、经济管理中的重要性,以此保证会计资料、相关信息的可靠性。

  关键词:原始凭证失真分析风险解决办法

  第一章原始凭证的涵义及失真现状分析

  1.1原始凭证的涵义

原始凭证又俗称单据,是指在经济业务发生时取得或填制的,用以记录或证明经济业务的发生情况,明确经济责任的会计凭证[章成蓉.吴岚.会计学基础(第二版)]。原始凭证是会计资料中最具法律效力的一种书面证明文件。

  1.2原始凭证失真现状分析

1.2.1填制错误项目混乱

根据我国的统一会计制度规定,会计原始凭证必须符合七项填制要求,做到真实可靠、手续完备、内容完整、书写清楚、连续编号、及时填制。但往往有些人员不能将项目填制完全,会遗漏或省略。例如某些制造业企业,购买多种原材料或在产品时,凭证上不具体写清楚所有名称,而是直接填写“原材料采购”,再比如我们在超市或者商店购买生活用品或办公用品时,有些原始凭证上只有一个最终金额,没有单价数量,甚至没有任何内容和摘要。

此外还有由于经济发展需要,企业内部有时需自制原始凭证,比如发放工资、奖金、福利劳务和物品领料单等,由于企业内部自制,所以有些会过于简化填写不明确,大小写金额不符,没有经办人签字或印章等,这些都是不合规的原始凭证。而以上这些存在严重填制错误或不完整的原始凭证都会逐渐进入会计资料中,严重影响会计信息准确性。

1.2.2不真实且时效性差

会计原始凭证填写的经济业务项目与实际发生的项目内容不符。例如不能报销的奢侈品、化妆品、手机、各种日用品等,将品名填写为“购买材料”,以这种虚假欺骗的行为进行报销,从而进入会计资料,导致原始凭证信息严重错误。

此外是经济项目内容与发票使用范围与经营范围不同。譬如餐饮或者商品零售发票,项目内容却填写为运输费。这种做法给会计信息的真实性造成了很大的阻碍。

1.2.3违法使用原始凭证

有的单位取得的报账发票是合法发票,但被非法使用,即发票是税务机关统一监制的,但未按发票管理办法使用。如发票填写的内容超过了规定的使用范围,像用“商业零售发票”填写“招待费”、“工程款”等[[1]张义凡,张莉.会计原始凭证失真分析及解决办法[J].安徽电子信息职业技术学院学报,2017,16(03):103-106+110.]。再例如私人购置的物品或服务使用公款报销,出差人员乘坐飞机或火车,不按等级和金额超过公司的限定,过分报销差旅费等。

  第二章原始凭证失真的原因

  2.1会计人员内在原因

会计人员是会计工作的主体,会计工作出错大部分取决于会计人员素质不高,业务操作不熟练,专业知识不牢靠,不钻研相关知识,只是应付阶段性考试获取证书等,但实际的工作能力并不强,且经验不足,特别是不继续教育,紧跟时代的脚步,对新财务规则不熟悉。会计人员一般不主动学习而需被动接纳知识点,而让这类极其没有职业道德素质的会计人员接手没项业务操作时,就难以避免不合理不规范的会计资料不混在其中。

再次,企业内部会计人员职位不高,普遍受到管理层的制约管束,不敢同违规违纪做斗争,大部分会计人员对于违规违纪行为熟视无睹,或反而为此给领导出谋划策。更多的是怕得罪单位部门或者领导而委曲求全,篡改原始财务信息,不敢拒绝受理或者向上反映,导致会计信息虚假。

  2.2会计审核制度不及时更新

会计原始凭证的审核具体包括五个方面:原始凭证的真实性审核,合法性审核,完整性审核,正确性审核,及时性审核。这五大方面都是硬性指标,几乎不会随着时代的进步而更改,一切的前进都要以这个内容为基石。而企业中财务会计流程中,很多成本的规划计算都需要随之更新,需要最常见的就是财务报销制度审核错误,因为我们现在仍然有大多数企业的报销制度依然采用老一套的模式,没有跟进经济发展的步伐,未适应市场经济的发展,没有及时更新财务系统,出现财务报销滞后,而其中由于会计期间不同的问题将会导致会计记录核算出现错误。所以说,财务报销制度建设滞后,不能及时适应新的经济形势而对有些报销事项的范围或标准予以修改或调整,给票据失真、xxxx提供了温床,有了可乘之机[[1]刘志平.解决会计核算原始凭证失真的办法[J].中国乡镇企业会计,2015(05):135-136.]。

  2.3会计法制不够完善

我国的《会计法》等虽明文规定对违法乱纪人员进行惩处,但是却缺少定量的标准,没有详细的分等级分责任的行为与惩处,以致于其中有很多违反法律法规的行为屡次发生。因为没有明确的硬性规定,所以其中有很多由于人情世故碍于情面,采取罚款等较轻的行政责任替代法律更为严重的刑事责任。特别是对惩处措施缺乏宣传和实施力度,没有落实到每一处、牵连的人机制等。让人们没有意识到违反会计法律法规的严重后果。

  2.4会计监督管理制度不健全

2.4.1缺乏一定的内部监管力度

监督是会计工作的一项主要的基本职能,但随着今年我国经济快速发展,财务体系不断更新,会计监管制度反而相对怠慢。置身于现实经济处境,企业内部监管实则存在很多漏洞,制度体系不完善,最典型的莫过于职责与权力不匹配。会计监管者对企业的会计信息负有重大责任,应严格监管执行,忌出现合理不合法或合法不合理行为,然而实则却是会计人员所附有权利太小,企业所有权力包括会计人员的升职加薪由企业负责人一手掌握,使会计监督制度名存实亡。研究我国制订的法律法规,《会计法》、《税收征管理法》、《票据管理条例》等法规当中也严格限制了各种xxxx行为,但却没有有效遏制原始凭证的弄虚作假现象,虽然也有一些人受到了处罚,但处罚力度不够,但不能起到警醒作用[[1]海澜.原始凭证失真及解决办法[J].商,2013(17):130+106.]。大部分人并没有意识到使用非法原始凭证的严重性和后果,惩处力度也不够且没有落实到每个环节。

2.4.2外部监督乏力

外部监督则主要针对的是行政事业单位、国有大中型企业等。并且审计机关是只对预算内的部门进行审计,且是年度或重要事项时才实施的监督,不是经常性实施的控制,所以不可能监管全面信息。外部监督的实施也需要验证内部控制的充分性,所以内部监管控制是必须且重要的,同时监管人的职业道德素质也是关键性问题。

2.4.3会计事后监督不力

从古至今学术界对会计的定义一直存在着不同的角度与看法,部分学者认为会计其实对企业部门生产过程的监督与反映,对会计的监督实则是对整个生产过程的每个环节实施面面俱到的监管。生产过程中对经济的管理控制,分析、观察、计量、记录评估等,但实际会计人员却很难一一参与,甚至会遗漏至关重要的环节,以致原始凭证存在疑问或失真的信息。但基于现实,事后监督体系很难完善,所以更倾向于依赖企业每个职员的责任心,避免面对会计信息存在质疑时束手无策,无奈接受。

  第三章原始凭证失真的风险

  3.1.影响社会市场经济生活发展

近年会计信息失真问题普遍存在,引起社会的广泛关注。起始于国内外众多大型公司会计信息xxxx案和财务丑闻被相继曝光的事实。“安然”坍塌、“银广夏”陷落……从这一系列案件中,我们可以清楚地看到会计信息失真给社会经济生活造成的巨大危害[[1]王松涛.浅谈会计原始凭证审核中的信息失真问题[A]..2003年福建省会计学会理论研讨论文专辑[C].:,2003:1.]。此外会计信息失真必将导致社会的不良风气,严重扰乱市场经济秩序,导致违法犯罪行为。常见的有转移国家资金、偷税漏税等,这都将打破国家的资源最优分配,误导决策的正确做出,甚至出现经济犯罪现象。国家对市场经济的宏观调控依赖于会计信息,而会计信息的失真会导致决策者的决策失误,最终导致国家微观调控及宏观调控出现错误,对国家经济政策、税收等产生直接的影响[[1]郑国坤.财务管理中会计信息失真对策及研究[J].现代企业教育,2011(21):162.]。

  3.2损害公众利益

近年来企事业单位原始凭证失真现象屡见不鲜,个别人或集体为了个人利益变造或伪造原始凭证,导致原始凭证失真,致使单位职工的个人利益受到严重损害,也间接的影响了投资人和债券人的投资收益和债券收益,原始凭证失真会引起企业会计信息失真,会导致公众对上市公司的业绩作出错误判断。原始凭证失真的危害可形象的比喻为多米诺骨牌效应,其负面影响不言而喻。此外,会计信息失真会严重影响企业声誉,使投资者们对企业的好感产生空前的动摇,丧失一些潜在投资者。更有甚者会导致企业利益相关者根据会计信息做出错误的决策,使其的投资回报率极低损失惨重。

  3.3有损会计队伍自身形象

会计师是一个神圣的职业,需极高的道德素质和专业知识。个别会计师以自身利益为中心而违法会计师职业道德,不仅对他人违法行为睁一只眼闭一只眼,更有甚者参与其中制作虚假会计信息,让会计行业环境充满戾气,严重影响整个会计队伍形象。例如保险行业,高经将此行业做的风声水起,而刚入职或者行业低层人员,却为了个人私利,急功近利,将此行业风行带偏,不知情群众对此恶评不断,严重影响其队伍声誉。

  3.4影响企业经济管理者的科学决策

财务报表原始凭证等会计信息是企业管理者做出经济决策时的最重要依据,虚假的原始凭证会导致企业的会计信息失真,对于上市公司而言,错误的信息会对企业的管理者做出科学、正确的决策产生不利影响,会导致管理者的决策错误。长期下去会导致企业管理混乱,账面不清,竞争力下降,严重的甚至会有破产的风险。

  第四章原始凭证失真的应对措施

  4.1提高财务人员职业素质,完善内部控制

会计人员应该不断提高自己的业务和职业素质,加强业务操作熟练度,认真学习会计相关法律法规,遵守法律法规依法办事,跟上时代的步伐,以最短的时间吸收接纳新的财务知识和操作软件系统的更新,并且以各种方法加强继续教育[[1]肖宁,郭明曦.浅析原始凭证失真的原因及对策[J].中国证券期货,2012(06):268.]。同时领导也需加强法制观念,切忌只顾小团体利益而忽略国家利益,必须严格明确各相关人员应负担的责任,以及相应的处罚。会计工作很强的政策性和较高的专业性,会计人员必须基于实践,提高自己对业务的判断力和对会计信息真实性的审核,熟悉新政策及业务。此外,还应赋予主管人员相应的权利,保护好会计人员的发言权和职业操守,使每个会计人员都能担当起会计核算监督一体的职责,从而培养会计人员爱岗敬业,坚守原则的道德品质,对不合理或不合法行为说不,对伪造虚假原始凭证不予受理。从会计工作的核心源头抓起,才能保证会计资料的真实可靠。

内部控制制度在企业的实施的必不可少的。《萨班斯—奥克斯利法案》404条款要求公开上市公司制定和实施内部控制制度,并由外部审计师进行审计[CMAPATR1《财务报告、规划、绩效与控制》.美国管理会计师协会(IMA)主编]。内部控制监督是会计监督的基础,是会计信息准确性的可靠保证。企业管理层对内部控制的有力支持,将会使内控得到更有效的保障,使会计人员职责分明,规范会计工作,减少中间环节的失误。内部控制制度使会计人员职责分明,相互监督,相互制约。

  4.2实行健全的凭证审核制度

原始凭证的审核是会计主要职能之一。对原始凭证的审核可主要从三个方面下手:

(一)会计原始凭证内容是否真实。企业每天都要进行大量的原始凭证处理,应审核其内容真实性,特别是外来原始凭证的金额、项目摘要等,对存在质疑的原始凭证退回修改,对严重不符的失真性原始凭证拒绝受理,切忌将其混入会计资料中。

(二)会计原始凭证内容是否完整。由于大部分企业的业务频繁,一周之内产生多份相同类似的业务原始凭证,而导致手续资料不完备,如差旅费的报销、售出货物的应收账款等,在会计期间内保证内容连贯完整且记载无误,否则不予办理。

(三)原始凭证填写是否符合规范。随着社会经济的发展业务量的增多,企业内部会有大量的自制原始凭证的使用,自制原始凭证也必须注意填写要求,如金额不得无大写或大写不符,不得有随意修改的痕迹,不得挖补、涂改等,否则一律退回由出具单位重开或拒绝受理。原始凭证的审核是会计信息质量控制系统的关键。同时加强外部监督审核力度,包括国家职能部门、社会专业机构、法制建设普法教育等,企业主管部门及财政审计机关等要加强对各单位往来款各项的监督检查。对一些单位往来款项长期挂账的问题,督促其及时清理。对隐瞒往来款项,偷漏税金等事项须严肃处理[[1]张晓慧.行政事业单位会计核算亟待加强和规范[N].中国审计报,2010-04-14(002).

]。

  4.3完善我国各项会计法规制度

会计规范体系在我国视作为一种上层建筑,具有规范和导向功能,因此极其有必要随着社会财务的发展不断完善和健全。健全的会计规范可以让所有的会计人员有章可循,有法可依,依法办事,使得会计工作更加精简流畅且精准。但反观现实,我国的会计体系在法律法规上还存在着大量不完善的地方:职责不明确、惩处模糊、处理不及时、弱化执法力度等。我国应建立健全会计法规,并做到有操作性、实用性、严谨性、可执行性。对提供虚假会计信息的违法行为及时有效的进行惩处,对做假账等严重行为进行法律的制裁,加大实施会计法规执行力度,落实到每个环节每个责任人员,让他们意识到不遵纪守法的后果。同时也要牢固单位负责人的意识,增强法制观念。当然法规本身的制度设置要合理,不得模糊不清、相互交错形成缺口,否则会计人员将可能会导致记账混乱,遗漏或重复会计信息,以致会计资料失真。

  4.4大力发展注册会计师事业

在我国会计师行业众所周知,注册会计师是我国会计行业的标杆,是最高层级具有绝对权威的会计人员。注册会计师的取得是在公平的市场竞争中通过层层考试关卡,是拥有绝对专业知识和超高的职业素质的会计人员过关斩将才取得的,所以注册会计师对于会计信息质量的保证和对会计信息的判断评估有一定的权威性,能够向会计信息使用者输出准确、可靠的会计信息[[1]段志锐.会计信息失真成因及对策研究[J].吉林教育(教科研版),2007(08):29-30.

]。同时也是由于其高标准,目前我国的注册会计师团队人员缺乏,需加强队伍建设。当然也要持续完善注册会计师制度,制定公平公正优胜劣汰的市场竞争体制,保证每一个注册会计师工作的独立性和客观性,才能为真实可靠的会计信息输出提供合理保障。

  4.5建立现代化企业制度

一方面是会计制度的内部分析,企业内部管理者要实施控制监督,因为会计信息质量出现问题或失真,究其根源是因为公司内部的会计人员本身存在处理不力懈怠。在现代化企业中公司管理层应可根据内部控制等工具,实施绩效评估,并对会计人员进行合理的奖励,一方面可以激励员工积极性,对工作更加认真严于律己,此外也能提高会计信息质量,为高级管理者做出重要财务决策提高可靠保证。另一方面是企业会计制度应适应市场经济要求和接轨国际会计准则(IFRS),以提高会计信息的质量要求,做到会计语言更加透明化、国际化。

  结束语

原始凭证的失真对于会计体系来说是一个复杂性的连贯行为。原始凭证的失真的原因及对策都全部涉及都企业的内部控制、外部监督。在内部针对单位负责人、利益相关者、会计人员都需加强法律意识,提高职业道德素质,实施自律性监督控制;在外部加强完善法律法规、普法教育,增强其法律法规条文的操作性、实用性、科学性、及时性等,在外还要加大惩处的执法力度,让所有人增强法律意识,认识到会计原始凭证失真给社会带来的重大损害,并形成一个良好的会计环节。

  参考文献

[1]章成蓉.吴岚.会计学基础(第二版)

[2]张义凡,张莉.会计原始凭证失真分析及解决办法[J].安徽电子信息职业技术学院学报,2017,16(03):103-106+110.

[3]刘志平.解决会计核算原始凭证失真的办法[J].中国乡镇企业会计,2015(05):135-136.

[4]海澜.原始凭证失真及解决办法[J].商,2013(17):130+106.

[5]王松涛.浅谈会计原始凭证审核中的信息失真问题[A]..2003年福建省会计学会理论研讨论文专辑,2003:1.

[6]郑国坤.财务管理中会计信息失真对策及研究[J].现代企业教育,2011(21):162.

[7]肖宁,郭明曦.浅析原始凭证失真的原因及对策[J].中国证券期货,2012(06):268.

[8]CMAPATR1《财务报告、规划、绩效与控制》.美国管理会计师协会(IMA)主编

[9]张晓慧.行政事业单位会计核算亟待加强和规范[N].中国审计报,2010-04-14(002).

[10]段志锐.会计信息失真成因及对策研究[J].吉林教育(教科研版),2007(08):29-30.

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