中小企业存货管理问题及对策

摘要
随着中国经济的持续发展,中小企业在经济发展的道路上占据重要的地位,不仅对社会的进步起到了稳定的作用,还能对国民经济的发展提供一定的基础,但因中小企业的小规模制度不够健全导致中小企业在存货方面出现了严重的问题,存货在一定程度上反映了企业的资金流动情况,过多的存货积压会导致企业的资金链断裂,达到一定程度就会使企业倒闭,这其中的原因有很多,比如管理者不重视,从而缺乏科学的管理体系,没有合理的制度去规范公司各个方面的管理。本文以S公司为研究对象,通过分析S公司的存货管理现状,对其存货管理方面存在的问题进行研究,从管理人员、管理制度等角度出发,进而提出了有效的解决策略。
关键词:中小企业;存货管理;制造企业;问题;解决方案
 一、研究背景与意义
  (一)研究背景
随着全球化趋势加快,在全球经济化市场的影响下,虽然中国的经济得到了很快的发展,然而增加了国际之间的竞争力。之所以中国的经济的发展速度非常快,是因为中小企业在经济社会发展中所具有的作用是无法估量的,同时,在社会和谐的发展中所具有的作用也是很大的。但中小企业还有许许多多的有待完善之处。如果把一些中小企业和一些大型的企业相比较起来,我们就会不难发现,中小企业存在的问题非常多,比如经济管理制度并不完善,管理方式也有着许多应该该进的地方企业内部的管理政策还不健全等等,而中小企业大都以利益最大化作为目的,因此,这些因素都会对企业的利润造成一定的负面影响,进而为国家经济的发展带来负面作用。所以,对中小企业的存货管理进行研究是非常有价值的。
存货属于企业的一种流动资产,其管理水平的高低很大程度上决定着企业资金的占有水平以及资金的有效利用率,因此各企业都非常关注存货的管理问题。因此,目前,在中国经济市场竞争不断增大的影响下,各个企业都开始把焦点放在了存货管理问题上。而存货管理如果使用不当的话会对企业造成财产的损失,还会降低资金流转速度,影响企业的整体经济效益。如果企业的资金流转速度不够,就会造成运营资金不足的问题,进而导致企业的生产运营滞停,对企业就会造成极大的损害,因此,解决存货的管理问题对于企业来说是至关重要的。
(二)研究意义
存货在一定程度上反应了企业资金流动的情况。规章准则的作用是非常明显的,一方面可以为管理人员对库存的商品的管理带来了有利的条件,另一方面增加了对库存商品核算的准确性,因为企业的任何的策略都离不开库存分析的作用,进而使企业经营活动顺利进行。企业要想实现更高的收益,就需要给予存货管理足够的重视。存货模式的效率不同,会使得最终的收益受到一定的影响。所有通过采取科学合理的存货管理措施,可以将其在总资产所占的比例控制在较低的水平,同时提升企业流动资金的周转效率,为企业赢得更多的优势,也极利于企业的发展。本文将从中小企业存货管理问题入手,以S公司为例进行具体分析,有利于帮助中小企业以及S公司的存货管理情况进行改善。
 二、主要基础理论
  (一)存货管理概念
存货的作用在于给企业带来经济利益或者在生产过程中提供一定的基础协助。存货是企业供应和营销的中间点,故其在生产经营管理的每一个阶段都占有着至关重要的地位,存货管理包含着存货的采购阶段、存储阶段、发出阶段、期末盘点这四个阶段。对存货进行有效的管理的主要出发点就是要尽可能的让成本和存货效益之间出现平衡的状态,最终实现最好的的经济效益原则。
(二)存货管理的作用
存货作为企业的流动资产,必定会创造一定的价值,那么良好的存货管理制度恰可以有效抑制存货的浪费。存货管理作为供、产、销三个环节的衔接点,它能在好的管理中实现供产销的协调,防止三个环节中的其中任何一个环节脱节,平衡供需又是达到存货管理有序的一个目的,企业的存货不仅是生产市场上生产企业间供给与需求的平衡,也是消费市场上消费者与生产者供求的平衡,总而言之,市场的平衡机制的产生与存货管理有着不能分割的联系,对资源配置也是有着重要的决定性意义。
(三)存货管理的重要性
1.保障资金占用水平及资产运作效率
从存货管理的相关定义来进行分析,我们不难发现,存货管理与企业的周转资金有一定的关系,特别是针对存货量大和存货所需要的资金输出也比较大的企业来说,存货管理的作用就更加明显了,如果存货得到合理的管理,就能够使存货得到有效的周转,与此同时,还能够大大的减少企业的平均资金占有量,以此来有效的增加企业的经济效益。
2.反映企业收益流动性以及经营风险
存货管理方面所涉及到了不仅仅是一个企业生产经营过程中的原材料,还有企业还未登记入货的商品等等,对这些产品进行管理可以提高企业的周转效率,反映公司的流动性资产,还能够借助差价的作用减少存货所需要的成本,进而增加企业的利润空间。对于存货进行科学的管理,将会非常有效地保证企业的正常运营。
3.益于企业处理急单供需问题
企业有时候处理的订单是有加急的,或者企业的订单量过大,所以拥有合理的库存不仅能够使供应和需求之间出现平衡的状态,还能够使企业在规定的时间内完成客户所需要的货物数量,有效的减少了因库存问题而给企业带来的经济损失,使得企业能够继续和需求方进行愉快而有效的合作。
 三、S公司存货管理分析
  (一)S公司简介
S公司位于河南新乡市,是一个主要以减速机、工程机械设备的科研,开发,生产和销售为主的专业企业。近几年来该公司不断在技术上创新,在小型机械产品方面取得了一定的市场业绩,特别是在钢筋切断机、弯曲机、抹光机等机械设备的研发上,都有着很大的突破,名列当年同类企业的前茅,但该企业的经营并不顺畅,根据笔者的调查发现,该制造企业出现的问题中最大的就是在存货管理方面的问题,进而为企业的正常经营带来了负面作用。
(二)S公司存货现状及问题
1.存货管理人员责权不明,预算管理不到位
在企业内部,不同的存货管理人员会有不同的权利和责任,需要对每个管理人员进行监督,以保证相关工作人员的工作效率,避免出现玩忽职守的负面现象。在S公司采购过程中,部分采购人员存在以权谋私、工作积极性不高等不良的现象。其在开始采购工作时,没有对市场资源进行调查,凭借着自己多年来的采购经验进行采购,使得采购数量与实践使用数量相差较大,存在严重的不合理现象。而负责设计和安排采购计划和采购的人员都由同一人完成,出现严重的职责不分明现象,使请购单无法及时进行有效的核对与验证。正是由于存货管理人员责权不明的状况的出现,导致了公司存货积压严重这个重大问题的产生,见表3-2所示:

 中小企业存货管理问题及对策

  从表3-2存货及存货的流动资产数据可知,该公司在2016年到2018年期间,2018年的存货数最高,虽然存货资金相对2016年较低,但其仍占流动资金的52%。除此之外,S公司的存货数量远高于安全存货值,更多的存货使其物资价格降低,但仓储成本却在逐渐增加,为企业增加了较大的资金压力,存货发展为呆滞品,如果对这些问题不进行及时的反思与整改,这些问题还会对企业的经济效益造成更大的影响。
S公司存货预算管理混乱,有意提高经营业绩,不真实的体现存货的跌价损失,导致企业的会计信息不真实。公司管理层对于存货跌价准备的计提处于抱有无关紧要的态度的阶段,对于存货跌价没有给予足够的重视,导致存货跌价的损失没有记录到会计信息中,容易造成账实不符,S公司却没将采购费用进行合理的分摊,导致采购成本虚假不真。存货预算方法也是经常随意地被更改,发出存货时,先进先出法、加权平均法交替混乱地进行使用,从而使企业的实际成本和计划严重不合理,极度缺乏科学性,在计算过程中容易发生失误,使当期利润造成较大误差。给企业造成不必要的损失,S公司应该在逐步成长的过程中建立起适合自身发展需要的存货预算管理系统。
2.缺乏沟通和核对存货环节
S公司的内部各职能部门缺少着有效的信息交流,仅是片面地去追求各自部门的利益,没有应该有的团结一心的想法,各自计划着各自的算盘与利益,有的部门为了减少任务量,导致了需求放大效应,使得企业库存量过大,形成了库存积压,让企业的大量存货都无法得到相对应的利益的流入,从而也使得企业变现能力下降,还有一点就是存货和生产计划的实际需求之间出现了很大的差距,进而使企业的存货储蓄量远远不足,难以满足客户的需求,也影响了企业资金的周转。总而言之,各部门没有及时传递有价值的信息,这样不仅会出现存货的问题,还使得存货出现严重的短缺的现象。
此外,S公司的存货缺乏核对环节,当前的存货下单流程如图3-1,可以发现在部门与采购部门之间只有下单环节,没有经理审核核对环节,这使得公司出现了如上面所说的有些部门为了下次方便而盲目地扩大需求的问题。

  图3-1存货补单流程

中小企业存货管理问题及对策
四、S公司存货管理问题的原因分析
(一)存货管理人员责权不明原因分析
1.存货内部控制制度不健全
纵观当今企业的内部控制的水平,就会发现,水平最高的就是外海上市公司,然后是中国国美的上市公司,接下来的是一些没有上市的大型企业,在这些企业中,对内部存货控制最不到位的就是一些中小企业,而S公司属于中小型企业,也存在着这样的对于存货内部控制的制度不健全的问题。
S公司内部缺乏健全的存货管理制度,使得存货核算过程中的职责与分工不清。S公司在材料采购、销售、出入库等环节,都是同一人完成,仅用一个员工承揽所有有关存货管理的全部工作,这种行为很显然是非常不合理的。通常让采购人员保管采购的物品,或者是采购人员兼记录业务上的账簿,仓储人员保管贵重钥匙,这些职责上的混淆,很容易增加了循私舞弊的可能性。此外,S公司的存货控制还缺乏有关激励措施的相关规定。现实中,S公司只注重员工的工作效率,对员工之间也实行相关的约束,缺少激励措施,实际上,激励相比于处罚更能够有效的执行企业制定的其他各项规章制度,它有助于加强企业人员的积极性、自觉性与主动性,使员工积极主动地参与到工作当中去,因此,企业在加强内部控制制度的同时,应同时实施有力的激励措施,而S公司并未实行相应的激励,认为员工工作跟工资以及职责是对应的,并未将员工的利益与企业的经营进行相互联系,在一定的环境中,会存在打击员工的工作热情的不好现象。
2.材料采购的存货预算不全面
S公司和其它的公司之间存在着一个最明显的不同、也是最明显的不足之处,就是应该把客户的需求作为依据,进而生产出客户所需求的产品,包括产品的种类和产品的规格,同时,由客户中心来提供生产产品所需要的各种材料和采购材料,而非直接采购的资料由其它的申购部门来提供,相应的部门要承担起材料采购的整个工作,部门的经理把采购的文件进行审核之后交给总经理终审,最后交到采购部门,在本公司中,尽管也建立了有关审批制度,然而没有有效的采购应急策略,同时,在这一过程中缺乏全面的存货品种的预算以及计划,极其容易导致材料的缺失,进而对生产造成极其不好的影响,也会造成无法按时交货,从而产生客户对S公司的影响。
存货管理人员对进出库存不清楚,在采购环节非常容易导致存货的积压现象产生,出现这种不足的原因,其一因为企业的制度不到位,为了满足顾客的要求一再加大库存,仓库缺货是导致交货时间延后的重要原因,而交货时间延后又会导致企业存货的过剩和积压,所以企业要保持仓库存货的货存量,存货既不可过多,也不可过少。S公司管理不到位,仓库存货量较大,货物积压,导致仓库的存储率并不高,从而企业的存货成本提高,利润减少。其次,S公司在存货的保管方面并不到位,这就使得货物在未出售时就已经失去了其的价值,从而使得企业的利润大大降低。货物的进存是需要资金的,对于S企业来说,存货就已花费了大量的经营流动资金,从而增加了企业的经营风险。
 (二)缺乏存货成本核算制度原因分析
第一,会计人员没有谨遵会计守则,对处理存货跌价准备时,并没有保证会计信息的真实性,而是随意处理,职业道德素质偏低。
第二,S公司缺乏对会计人员的监督和规范公司财务人员该如何核算存货成本的标准制度。换言之,即该公司还没有形成一定的存货管理的意识,没有建立完善的存货管理的制度,有关工作人员对存货的管理的认知还相当有局限性,对于存货的成本到底以哪种方式来核算并没有一个明确的标准,导致S公司犯了经验主义的错误。
第三,缺乏较强的执行力。存货的采购需要经过多个环节的审批,在市场部按照实际需求做出预算后,本应当接下来制定合理的采购计划并按照做好的采购计划进行采购。但是,S公司在进行预算过程中缺乏较强的执行力,对于商家的选择较为随意,而S公司需要从价格和质量等方面进行进一步认真的考虑,从而选出最佳的供货商。另外,在公司的采购量上,S公司也并没有进行精准的预算,视频见采购人员的经验而进行确认采购的数量,目前,S公司需要其利用科学的方法进行预算,以提高采购数量的准确性,降低采购成本,提高采购的质量。
 (三)缺乏沟通和核对存货环节原因分析
目前,S公司进行的企业存货管理中缺乏部门间的沟通和核对存货环节环节,这一方面的不足是由于信息还处于传统模式,缺乏现代公司经营必备的技术手段,由此而导致了信息传递与分享滞留明显,另一方面是缺乏对存货补单入库的审批意识。
1.信息化建设缓慢
S公司企业存货信息由于存货种类繁多,核算的工作量比较大,且相关工作人员对于计算机本领大掌握还并不那么的熟练,而恰恰手工操作的准确性不如操作电脑信息来的快速并且准确度更高;并且对于S公司其部门与部门之间,企业与部门之间,仓储以及采购之间无法进行信息传递与资源分享。信息共享不健全容易导致存货管理工作效率低,还给存货管理的水平带来负面的影响,关键的一点是可以为企业的成本数据的可信度带来很大的影响。企业对存货存量市场信息追踪量不大,对存货之间的积压起不到系统间的监控,信息化还不够完整。
2.缺乏存货审批核对意识
对于S公司来说,相关岗位的经理其并没有发挥经理应有的监管作用,任由需求部门与采购部门之间之间对接,缺乏去审批部门的需求单的意识,也没有和存货管理部门核对已有存货的意识,所以导致了该公司缺乏存货的审批与核对的环节。
  五、中小企业存货管理问题的解决方案
  (一)加强存货管理的监管及预算制度
1.建立健全内部控制制度
企业要想树立良好的作风,最重要的就是要完善内部控制的相关制度,同时,这一因素又是实现企业工作规范性的基础,因为它不仅能够有效的减少风险的系数,还能够使企业的管理水平得到大大的提高,确保工作环节都能顺利地实施。那么,在内部控制制度的组成部分中,存货管理制度自然也不容小觑的,制定规范完整的存货管理制度无疑也是给内部控制制度加大了力度,也是给企业增添了端正的做派。那么存货管理制度的建立健全,首先应从采购人员的工作抓起,严格监控采购过程的一举一动,同时保证相关的采购程序合理进行下去,经主管经营计划负责人审核后再报主管审批,并且不相容职务务必要相互分离,派专人监督采购人员的各个环节工作,进一步降低内部xxxx与财务舞弊风险。企业还应当对仓储部门实施监控,确保存货的情况无误,需要仓管人员清点好存货数量后并记录下来。仓储部门应合理调配工作给仓管员,非相关人员不能进入。还要健全存货管理制度,确保账户于数量相符合,也要不定期进行盘点和抽查,及时发现问题,并及时解决。存货发出方面也要把出库手续办全,存货领用记录一定要一笔不漏,贵重存货发出需要主负责人授权审批才能发出。在财务部门做存货的账目时,应审核销货清单和入库单是否一致,发票是否真实,审核无误后,方能记账。
2.建立有效的存货预算制度
实施存货管理,预算管理是解决问题的主要关键。材料预算管理方式有多种,如:超库存储备预算、月(年)度采购预算,月年度采购预算部门应当结合现有库存材料,超库存储备又称临时采购预算,针对市场预测,进行市场竞争采购大量原材料,这个是不支持该企业运用的,S公司预算管理上应该制定合理的经济订货批量模型,它是企业最普遍也是最有效的一种预算管理,我们通过它,能够看出S公司近来的采购数量以及在库存缺货、库存溢出的采购材料,经济订货批量模型用于间隔性的进货、用来确定一次订货批量,运用经济订货量模型可以平衡采购进货成本控制以及保管仓储成本核算,控制库存溢余,实现企业的库存成本低的最佳订货量。
 (二)完善合理存货成本核算制度
对于上述的影响存货成本核算不规范的原因,我们可以从以下两个方面着手,一对于公司的内部的会计人员加强职业道德培训及教育,让他们明白做账时需要谨遵现行的会计守则,对处理存货相关的账务时做到确保真实性以及可靠性。二对于S公司,需要领导者在会计单位增加监督管理者,监管会计人员的做账,并且确立公司的核算存货成本的标准制度,提高存货管理意识,让管理者意识到存货管理不是一件简单的事,是需要认真去管理,依据标准去减少核算不标准带来的存货风险的。
存货管理体制是根据企业自身的状况制定相应的管理制度,对于存货所使用的计算机管理系统也是根据企业自身所建立的,虽然企业虽然不能拥有像国家的体育馆或者像其他建筑物一样的计算机中心,但是可以按照企业自身的实际情况进行调整,建立适合自己企业的存货管理系统,可以对于存货每时每刻的状态进行了解,S公司应该按照实际规模,建立实用的存货管理系统,这样才有利于降低存货的收支和成本,从而更好地了解和掌握销售价格的制定和变化,来提高运营效率。除此之外,要坚持按照会计制度的要求,以更精准和准确地核算存货。与此同时,还可利用企业完整的存货资料与信息,加快企业的存货速率。最后,要充分了解和认识会计制度,利用里面的规定,科学正确地对存货信息进行核算。
(三)加强员工沟通及完善核对存货环节
对于公司部门沟通不畅,信息方面出现的问题,最有效的策略就是要对电算化进行严格的管理,做好最基本的工作。企业就应该以自身的生产经营特点为基础,在选取合适的财务软件,完善电算化存货管理制度。有关工作人员一定要有扎实的专业知识,根据工作的需求设置合适的电算化岗位,借助计算机对有关存货方面的工作进行管理。另外,还要对供应链进行严格的管理。因为供应链的作用非常大,一方面它可以使采购成本大大的降低,另一方面还可以有效的减少库存的过程,最重要的是可以让供应商和经销商之间实现信息共享的目的,能够准确的了解存货的变化。企业只有使用很少的成本,就可以生产出消费者所需求的产品,同时还不会出现存货的现象。
在加强库存审批核对环节时,信息沟通十分重要,需要在上述的信息电算化的基础上尤其注重对公司客户的资料采集,根据企业的盈利模型,确定营销客户关系营销的类型,建立营销客户关系营销系统的硬件,软件环境,通过营销资料的采集,维护,更新,保证营销客户关系营销的准确性,以便决策者可以根据客户的资料去掌握客户的忠诚度情况,有效地进行存货管理调整,以及审核需求部门下的采购单的数量是否夸大。
 六、结论
本文研究的S公司就是中小企业,通过研究它可以发现中小企业的存货管理存在随意性大、制度不完善不严谨、信息共享程度低的问题,而究其原因是中小企业的存货管理内部控制不健全、没有存货预算制度、会计人员素质不高又缺少被监管使得核算时不规范、信息化建设缓、公司管理者缺乏对于存货下单的审批意识等。
因此中小企业可以从这些问题及其原因着手予以解决。其中对于本文的像本文的S公司一样的存货管理问题及原因,需要一加强存货管理的监督及预算制度制定,做到建立适合企业的内部控制制度和预算标准,二要完善存货成本核算规定,做到从督促会计人员的操作严谨以及符合会计标准着手,三要加强管理者和员工之间的沟通问题,并且认真对加强对存货下单时的核对与审批,做到通过建设信息电算化,加强沟通来确保经理审批时信息获取流畅。
相信经过中小企业的管理者的努力,在未来中小企业的存货管理可以更加完善,存货管理可以成为中小企业发展道路上最重要的保障,从而企业的损失也可以大幅减少,企业的盈利能力得到进一步增长。
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