略论超前思维对秘书参谋的作用

  摘要

秘书的参谋职能是秘书的基本职能,是以辅助领导正确决策为目标,出谋划策为手段,影响领导决策的行为过程。而参谋水平的高低很大程度上取决于秘书自身的工作能力。随着现代领导活动的日趋复杂化,秘书参谋助手的作用是否得到充分发挥,直接影响着秘书服务的层次和领域。因而对秘书的能力要求也越来越高,其不仅仅局限于事务上的工作,更多的是发挥秘书参谋职能的主动性、超前性和创新性。本文以论述超前性思维及秘书参谋为基础,从超前性思维所必备的条件入手,阐述在秘书参谋活动中超前性思维对于秘书参谋的意义及其重要性,使用相关例子论证超前性思维对秘书参谋的作用,并进行总结,得出提高秘书参谋工作中超前思维的对策及其方法。

  关键词:超前思维;秘书参谋;提高方法

时代在不断发展和变化,秘书的职责也应该与时俱进,职能也应当不断丰富。在职能变迁中为领导出谋划策,发挥好参谋助手的作用,是秘书最本职的工作。但社会的局势在不断发展和改变,秘书的工作内容也不再局限于替领导做一些助手性的工作,而应当树立起一种现代秘书工作需要的科学理念,既能做好助手性的工作,又能替领导出谋划策。视野应该开阔,放眼全局,并站在领导的角度,有大局观念地去思考和解决问题,思领导之所思,想领导之所想。同时,还应该具有前瞻性思维,在企业的改革和发展过程中,对不断出现的新问题和新局势有一个准确的把握,并给出合理化的解决建议,积极发挥自身秘书参谋助手作用。

  一、超前思维与秘书参谋的关系概述

  (一)超前思维、秘书参谋的含义

1.前瞻性思维概述

前瞻性思维是一种利用高智商的视野,从多个角度,全方位分析事物的历史和现状,掌握未来发展趋势,获取普通人无法知晓的信息,从而做出正确的决策的一种思维方式。

一个优秀的企业领导者,应该知道变化多端的市场可以历练公司的生存能力。因此,企业领导者必须掌握未来的发展方向,了解人们未来的需求之处,在此基础上不断完善和更新自己的商品。当公司面临困难时,必须看到希望的一面;当公司发展顺风顺水时,必须做好最坏的准备,并在早期阶段开发新的产品。

2.秘书参谋综合概述

杨尚昆同志在为《中国秘书理论与实践》丛书写的《总序》中明确表明了秘书出谋划策的工作需要得到重视[杨尚昆:《中国秘书理论与实践丛书》,人民教育出版社1994版,第3页。]。秘书其本职工作就是替领导出谋划策,除了要完成助手应该做的工作外,在一些决策问题上还应该出谋划策。从历史的发展进程看,很多封建政治家,其一生为什么名留青史,跟他的秘书大臣积极出谋献策关系紧密,谋士可以帮助政治家们意识到自己的错误。历史上的史官,算是我国最早的“秘书”,史官的工作除了记录史实之外,还为帝王出谋划策,进言献策。所以我国秘书在最初就具有出谋划策的功能和职责。

自古以来,秘书就是领导的参谋助手,唐代时甚至出现了给事中有权“驳正违失”,即凡发现皇帝批发而有失宜之处的制诏、书敕,给事中可以进行相应的修改,然后令中书省重议。领导工作能否完成得好,跟秘书能不能做好出谋划策的工作呈正相关,在目前的社会中,秘书要做好谋划策的本职工作,是管理工作中的一个重要组成部分,对秘书自身的素质及能力也是一种考验。

  (二)超前思维与秘书参谋的关系

秘书的主要工作是为了辅助领导工作的需要,其基本任务是成为一名优秀的员工和助手。人们常说,如果没有做好准备,就会犹豫和不确定,如果想做出策略,就必须有先进的思维,这样才能决胜于千里之外。

超前思维必须具备以下几个条件

1.注重调查研究,丰富知识结构

秘书工作内容纷繁复杂,秘书必须克服书本主义和唯上的思维定论,注重调查研究,深入分析调查所获得的重要信息,发现新问题,产生新认识,总结经验,丰富自身。而秘书作为领导的参谋助手,必须具有大局性和前沿性,这就要求秘书必须具备丰富的知识,优化自身的知识结构,提高超前思维水平,使自己的思维活动符合为领导有效服务和辅助需要。有什么样的知识结构就有什么样的超前思维效果。

2.提高工作悟性

秘书的悟性主要体现在对领导意图的识别上,秘书应能在工作中主动领悟领导的难处,在关键时刻为领导排忧解难。武王将纣王推下政坛后,将管叔、蔡叔及霍叔分配到了离商都不远的郊外,用来监视殷朝遗留下来的子民,称呼他们为三监。武王死了以后,成王很小就继位了,他的叔父周公辅佐他,三监很不满意这种情况。所以管叔他们到处散布谣言,说周公的存在会对成王造成不好的影响。周公为避嫌,远离京城,迁居洛邑。但是不久之后,管叔等人与殷纣王之子武庚竟然准备谋反。周公于是领了王上的旨意,领兵去擒拿诛杀管叔、武庚和蔡叔他们一伙,把殷朝剩下的子民尽数收复。周公平定了战乱以后,写了一首诗给成王。诗是这么写的:“趁着天还没有下雨,着急要去把桑树皮剥下来,用泥土一和,把门窗糊上。汝居下者,敢欺我哉?”[马博:《中华上下五千年》,人民文学出版社,第2卷,第132页。]周公这首诗的意图就是讽刺谨言,希望成王能够及时地规划和制定政策,来平息谋反的阴谋。成王内心虽然不舒服,但是也不敢去责备周公。

3.善于比较论证

要体现超前性思维,可以通过比较的方式进行,找出要研究分析的对象,他们之间有哪些相同之处和不同之处,综合评估一下利弊,再进行决策。秘书向领导提出的意见建议,往往是经过了慎重思考的结果。辩证思维能够发现和更正自己以前有失偏颇的观点,改变偏见,尤其是那些为了适应未来的变化所产生的建议及其相关结论。

  二、超前性思维对秘书参谋工作的意义

超前思维在秘书参谋中起着重要的作用,在一项工作开展前,进行超前性准备,根据现实情况进行分析,预测未来的发展态势,为领导者提供及时、有效的决策意向,帮助领导作出正确合理的决定。在某项工作完结之际,秘书工作者应及时总结及分析工作开展情况,分析工作做得好的地方和不好的地方,进行总结,并吸取教训,以便能够更好地开展下一份工作。在每个工作周期往复时,如年度性,季度性或惯例性工作开展时,在总结上一周期性工作的经验和教训基础上,预测下一个工作周期应该如何开展工作,帮助领导者在新一轮工作中采取主动控制权,协助领导者规划,制定有效的决策,并监督决策的实施,在此过程中还得调配好人员之间的关系。所以,秘书如果可以较好地运用前瞻性思维,就可以有效地发挥自身工作的谋划职能;如果不能运用前瞻性思维,甚至思维常常落后,那么秘书工作将举步维艰。

  (一)超前性思维在秘书参谋工作中的重要性

不论做什么事,事先有准备,就能得到成功,不然就会失败。超前思维的重要性在这句话的阐述下不言而喻。战略思维的一个要素就是超前思维,因此超前思维具有战略意义。前瞻性思维最根本的含义是在尊重客观规律的前提下,根据已知条件进行具体分析,对事物的发展规律,未来趋势和最终结果进行科学合理的预测,这是思维方式和科学预测的有机结合。

1.提高参谋活动科学性和可行性。秘书的参谋活动对领导的决策至关重要,现代决策不仅需要业务范围内的专业知识,还有可能涉及其他相关领域,不仅需要客观的把握自身的实力,也需要准确面对来自各方面的竞争与挑战,因此领导需要高智能的秘书人员来收集各种信息与方案,而现代社会信息瞬息万变、机会稍纵即逝。如果秘书人员能有超前意识,把握市场发展规律,提前收集相关信息,这样就方便领导能准确快速的做出正确的决策,就必然能预先把握先机。机会都是留给有准备的人的。

2.提高参谋活动的时机性。在日常实践中经常出现新情况、新现象问题如果没有超前性思维,则在遇到突发问题及情况时,难以捕捉参谋时机,给与领导及时的参谋需求。

3.增强秘书参谋的有效性,秘书作为领导近身辅助助手,为领导提供意见,但是秘书的参谋只是建议,需要通过领导采纳才能最终实行,因此秘书人员在与领导的配合中学习领导的工作思路、理论、工作方法及思维方法,学习领导者的胆识、意志和人品,在广泛的实践活动中,通过不断提高和丰富自己的综合素质,在学习中分析问题和总结经验,才能在未来的参谋活动中提供准确有效的参谋意见,只有适应社会发展,符合领导工作理念的有效参谋意见,才能更好的被领导采纳、借鉴。

  (二)以三国时诸葛亮在善谋为例论证超前思维的重要性

在历史上,有许多聪明的君主和诸侯善于利用能人谋士使自己能够千古留名,中国重要的历史书籍也赞扬了许多能人谋士。著名的刘备“三顾茅庐”事件,刘备与诸葛亮在一方茅草屋中,指点天下。诸葛亮所体现出来的料事如神,稳坐中军帐等,无时无刻不体现着作为中国历史上最著名的谋臣在历史进程中超前思维的重要性。

三国时期的谋士诸葛亮几乎在中国家喻户晓。在中国人看来,他是学者又是官员的典范,是智慧和忠诚的化身。诸葛亮出生在著名的官宦世家,他的祖先是诸葛峰。只是在东汉末期,这个家族变得越来越没落。诸葛亮从小饱读诗书,了解天文学,了解地理,对天下大事都有所了解。在东汉末期,黄巾起义,全国的英雄纷纷开始揭竿而起,诸葛亮则一直在等待机会施展他的才华。他住在南阳卧龙岗一间草庐中,但却一直关注天下的大局势,十分了解并能以战略眼光看天下局势。他的好朋友徐庶,汉室宗亲刘备的军师,曹操钦佩他的学术,用计谋将他带到自己的大营。当徐庶向刘备告别时,他把诸葛亮推荐给刘备。因此,诸葛亮走上了历史舞台,开辟了非凡的人生。当刘备的潜力很弱时,渴望世界野心的刘备听说了诸葛亮的才能,然后去草庐三请诸葛亮。诸葛亮感受到了刘备的诚意,并帮助他为天下而战。

诸葛亮则是预观三国,《隆中对》的方针与蜀汉历史相比照,其“三分天下”的定国安邦战略决策,在此后被一一验证,这让人不得不佩服他神奇的“超前的预见性”。分析魏蜀吴三国各占“天时、地利、人和”的资源优势的时候,从战略布局上说,“隆中对”的主要目的不是在资源上进行谋划。小说中,谋士诸葛孔明并没有直接以对话的方式说出来,而在《三国演义》的开篇第一句话就已经清楚明了地传达了小说的主旨:“话说天下大势,合久必分,分久必合。”[罗贯中:《三国演义》,人民文学出版社,1975:第七十二回]在复杂的局势变幻中,清晰地判断其走向,并且在这个过程中施展自己的才华和某略,这才是战略布局的重点。这是整个蜀国的基础,刘备的大局判断、人生轨迹也在这个过程中发生了变化,甚至中国整个历史进程也发生了改变。这充分反映了决策制胜必须有超前预见及其超前思维能力。这也充分体现了超前思维对参谋的重要性。

  三、提高秘书参谋工作中超前性思维能力的方法

  (一)加强学习积累,勤于思考总结

为了更好地胜任秘书这份工作,要提高思维能力,对理论知识的掌握要加深,将这些理论知识转化为内在力量,用科学的头脑去解决实际问题,将这些书本上的理论知识转化为解决问题的实际能力。理论基础为秘书工作的快速反应奠定了基础。

改善前瞻性思维不是一种即时的灵感,而是一种长期耐心,细致而极度紧张的心理工作,是基于长期的理性思考而存在的一种思维方式。思考是发现问题的前提。需要注意的是思考过程中的三个要点:一是立足工作全局,想得宽一些;二是抓住工作重点,想得透一些;三是不失时机,想得快一些。将科学理论与实际工作相结合,培养良好的思维习惯,进行辨别和分析。这就要求秘书的工作要善于主动被动,建立前瞻思维,充分发挥主观能动性,这是提高先见和掌握主动性的前提。此外,在高级思维中,还需要有一种反向思维,想别人想不到的地方,体现了自身的聪慧、新奇的一面。当每个人都说好的时候,你必须看到不好的地方;人们都说行的时候,你要看到不行;看到不一样的地方。这样才能增强预见性,抓到问题的点。

  (二)树立远大理想,以结果为导向

树立远大理想。因为远大理想能引导人们不断往前进步和发展,可以给人以思考,找到发展目标以及哪些地方还需完善。30年前,一所国际知名大学对学生进行了一项关于制定和规划个人目标的调查。根据调查数据,有接近三分之一的人没有目标和计划,不到三分之二人大致有一个目标或者计划模糊,不到十分之一的人有短期目标和明确的计划,有且只有百分之三的人有长期目标实现目标制定的长远计划。三十年后,哈佛大学再次找到了这些科目,并进行了新一轮的统计。结果发现,第一批人几乎生活在社会底层,并在失败的阴影下长期挣扎。第二类人他们基本上生活在社会的中下层。他们没有太多的理想和野心。他们只知道如何生存一整天。第三组人大多进入白领阶层。他们生活在社会中上阶层。只有第四类人,为了实现既定目标,几十年来,勤奋,进取,坚持不懈,最终成为了人生的赢家[王志刚:《成功人士的七个习惯》,中国华侨出版社,1990版,第74页]。以上反映了这一事实:30年前对生活的观念和态度,对自己接下来人生的规划,决定了30年后的会怎样生活。

  (三)注意方式方法,立足于实践培养超前性思维能力

除了一般管理干部的素质外,秘书人员工作是否兼顾全局,和工作时角色的转变,还必须有更高,更严格的要求,与秘书自己的性质和任务相对应。特别是,秘书的工资跟别的工作可能不太一样,但是,工作往往“出力不讨好”,特别是在国内外复杂多变的环境中,没有“宁公而贫,不私而富”这样如“君子”一般的道德品质,没有诚实,勤奋和廉洁的道德品质,没有努力工作,洁身自好的工作作风,负责任的工作态度,没有这些优秀品质便无法胜任秘书工作。

角色意识要具备。秘书人员可以给领导出谋划策并不意味着他们可以不分青红皂白地说话,胡乱提出自己的意见。秘书应该规范自己的言行举止,一定是在合理范围之内的,既要及时履行领导的指令,但又不能盲目服从,有自己的见解。要认识到自己的职责所在——为领导提供宝贵的决策依据和员工意见。另外,时刻领悟领导的真实意图也十分重要。每一次提出建议的时候正合领导心意。所以需要时刻明确领导者的思想和行为,并能够根据领导意图“正确地”发挥作用,而不是显得自己聪明,超越领导。在工作中结合已有经验和缜密思考,形成了宝贵的员工建议。最后,注意进言献策的技巧。根据领导的心理和行为特点,选择适当的场合和最佳时间,切断关键问题,并运用潜意识和隐性语言巧妙地表达自己的观点或不同意见。

  四、结语

对于怎么做好文秘工作,本文就这个问题做了初步的研究,简而言之,秘书为老板出谋划策是秘书工作中的一项重要活动。它为领导决策提供了良好的支持。随着时代的发展,秘书工作的员工活动将变得越来越重要。秘书工人必须注意方法和方法,不断提高自己成为领导周围最有效帮手的能力。

前瞻性思维是领导决策前秘书人员的思维活动和心理感受。对秘书人员自身心理素质和智力有较高要求,智力体现在思维方式上,对信息的了解情况、对信息的处理能力甚至对重要信息是否敏感。秘书人员的科学和准确的前瞻意识可以在促进领导决策方面发挥积极作用;相反,它可能会影响领导决策的正确性。首先,秘书面对工作应该有高度敬业精神,领导的工作需要尽心尽力完成,不仅要服务于领导,要对领导负责,还要始终认识到自己的工作是全球的一部分。活动,从而克服了“不在其位,不谋其政”的消极概念;第二,秘书人员必须具有强烈的时间和效率感,一切都应该在领导者面前,成为领导者的领导者,及时掌握资讯,能够准确预测事情的发展及走向,进行有效分析,结合已有经验,为领导出谋划策。一旦领导者接受了正确的思考并转变为领导力,它将在领导决策中发挥重要作用。

作为一名优秀的秘书工作者,在日常的工作中,必须坚持原则,注重方法和方法。这反映了秘书人员的工作素养和想法。他们中的许多人相互融合,利用宏观愿景和整体概念创造出创造性和前瞻性的能力,帮助领导者解决实际问题,这是文秘工作参谋时必须要遵循的。提高超前性思维能力,必将在秘书工作中的参谋活动完成得更好,作为文秘工作者,在工作中的自我满足感与成就感也会逐渐增加,成为一个合格的秘书。

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