浅析企业存货管理中的问题及对策 ——以上海良信电器股份有限公司为例

  摘要:

当今世界是信息化快速发展的时代,企业想要在其中生存和发展,在市场上的竞争是异常激烈的,市场上的信息更新速度快,企业必须对其做出相对应的应对措施。而在企业的流动资产中,如果存货的储存量过多,造成企业存货的积压,会使企业的流动资金周转缓慢,不利于企业的健康发展。反之,如果能够在保持正常的生产经营的情况下,降低企业的库存、减少存货成本,将会提升企业的市场竞争力和促进企业的健康发展。所以,存货管理对于企业的发展发挥着至关重要的作用。本文以上海良信电器股份有限公司为例,先通过对存货管理的现状分析其目前存在的问题及解决措施,然后再结合该公司的实际情况,对其存在的存货管理问题提出对策及建议,以提升企业的市场竞争力。

  关键词:存货管理;企业;问题

  引言

企业存货作为公司的一项重要的流动资源,在其生产销售过程中不可避免的会持有和占用一定量的库存,存货的管理对于企业来说是一个非常重要的部分。在企业正常的生产经营中,企业需要资金的周转和占用大量的资金,企业的经营活动其实就是企业资源的流转,企业资源的循环流转是其生存发展需要的关键点,是公司正常运营活动中的重要环节。在当今信息化快速发展的时代,企业在市场中的竞争越来越激烈,有一些企业已经慢慢意识到公司存货资源管理的重要作用,开始着重于公司的存货资源的管理,加强对公司存货资源的管理力度。但是,相当一部分企业对存货资源的管理过程中还存在许多的问题,本文在分析上海良信电器股份有限公司存货管理的基础上,就存货管理的问题进行研究,以提出完善存货管理存在问题的解决方案。

  1存货管理概述

  1.1存货管理的定义

企业存货是指公司在生产销售运营过程中拥有的准备销售出去的产品,或者是公司在生产制造过程中的未完成的半成品,以及公司生产产品过程中所需要用到的原材料、辅助材料等低值易耗品。企业存货的管理在狭义上讲,是对企业储存的实物进行仓库管理,对存货的入库、领用、发出进行记录,对存货进行良好的保管,以防止存货的损坏、腐烂、发霉、丢失,造成企业存货资产的损失。宏观上的公司存货资源的管理,是指公司为了保持正常生产经营对财务资金进行严格的管理监督,在公司的生产制造流程中对采购的原材料、未完成的在产品、已完成的产成品的严格监督管理,确保公司生产制造销售的正常经营,使企业存货的储存量保持在平衡水平。据调查显示,存货占企业总资产的20%~30%是最合适,如果企业存货过量,会造成企业库存商品的积压,占用企业资金过量,企业存在财务风险。企业的存货量过低,企业在生产过程中存货的储存量不足,会影响企业的正常生产和销售。

  1.2存货管理的目的

企业为了满足生产制造和产品销售的需求,保证公司能够正常的运营,完成公司的利润目标,需要持有一定量的存货。不过,如果公司在一定时期内存储的存货资源过量,不仅会占用公司的仓库空间和流动资金,而且还会增加仓库管理的费用和产生不必要的搬运、保管等人工费用。公司的存货占用的资金比较多,相对的公司能流动周转的资金就会减少,公司的速动比率降低,公司在短期内偿债能力会减弱,会对公司的生产制造销售经营造成潜在的风险。相反,如果公司的存货持有量过低,公司在生产制造过程中有可能会短缺原材料,造成生产的缓慢,影响公司的销售情况。公司在保持正常的生产制造销售运营的情况下,要尽可能的减少存货的成本,这就是公司进行存货资源管理的最终目的。

  2上海良信电器股份有限公司存货管理的现状分析

  2.1公司简介

上海良信电器股份有限公司是一家生产制造低压电器的高新技术企业,成立于1999年1月份,注册资本为78501.591万元人民币。主要的产品有微型断路器、接触器、隔离开关、框架断路器、浪涌保护、热继电器、塑壳断路器、配电箱、起动器、马达开关等。公司致力于为人们提供更安全、高效、便捷、性价比高的电能,以为客户提供安全可靠、环保节能的低压电器元器件赢得了良好的口碑。

  2.2公司存货管理现状

上海良信电器股份有限公司存货管理的采购和储存缺乏控制计划,即内部控制。企业仍然采用传统的经营模式,跟不上时代的变化。企业通常把存货分成常用、不常用,存货的划分不科学合理。在采购的过程中,如果需要购买,只需要与领导口头申请,没有采购的预算计划,容易浪费资源。

表1公司近三年存货占用资金情况表

浅析企业存货管理中的问题及对策 ——以上海良信电器股份有限公司为例

由表1可知,上海良信电器股份有限公司的存货占总资产的比例较小,虽然存货占总资产的比例逐年上升,但是企业的存货持有量还是较低的,未达到存货占总资产的20%~30%的范围。由表2可知,企业的销售量、生产量、库存量都是逐年上升的,生产量和销售量基本持平,库存量呈逐年上升趋势。

上海良信电器股份有限公司没有建立完善的存货盘点制度,管理人员都是根据经验在对存货进行管理,管理混乱没有规章制度。虽然仓储部门设立了存货盘点制度,但是大多数员工都没有遵循,制度形同虚设没有起到作用。上海良信电器股份有限公司为了节省资金存货的盘点人员和仓储人员是同一人,不相容职务未分离,这样容易形成舞弊现象,不利于企业存货管理的独立性。企业存货盘点的储存记录的信息不完整和不明晰,仓储部门与销售部门信息沟通不足,销售部门与财务部门信息传递存在延迟,不能及时的掌握存货信息,各自的存货信息数据不一样,导致公司对存货进行核算存在困难。关于上海良信电器股份有限公司一部分已经过期的商品没有及时进行处理掉,造成企业存货的账面金额比实际金额大,企业存货信息不准确。存货的数量核算是从基层员工开始逐级向上面汇总的,如果其中的发生错误或者核算方法不完整将会造成数据的不真实性。上海良信电器股份有限公司仓储部门人员对存货的核算还是使用手工记录的办法,数据不能有效的传达,财务部门不能有效的掌握准确的存货信息,无法及时入账,存货金额与实际不符。

  3上海良信电器股份有限公司存货管理中存在的问题

  3.1存货管理人员水平不高

企业管理层缺乏对存货的管理,存货人员存货管理水平低。根据调查得知,上海良信电器股份有限公司缺乏对存货管理的认识,企业管理层匮乏企业存货管理知识,忽略对企业存货的管理。更加着重于对产品销售和市场的扩张,对于存货市场的需求量关于乐观,重视存货实物的管理,忽略存货囤积的风险。企业管理人员对于存货管理的看法过于陈旧,觉得存货管理是属于仓储部门的责任,与其他部门无关联,造成各部门之间没有进行信息的交流与融合,各部门缺少有效的沟通。库存管理不只是仓储部门的事,从销售部门开单到生产部门依照生产计划安排进行生产,生产部门按照生产计划反馈到采购部门,采购部门凭据采购单进行采购,财务部门遵照采购部门的采购计划进行资金的安排等,这些都是各个部门沟通的事情。但是,该公司各部门之间并不是和谐共处,而是各自为政,沟通比较困难。

目前,上海良信电器股份有限公司不够重视企业存货管理,认为企业存货只是简单的收发存货记录工作,对企业存货管理人员的要求不高。从而招收存货员工时并没有对是否具有存货管理方面知识有要求,造成企业存货人员关于存货管理知识的储备量不够。上海良信电器股份有限公司的高层根本就不理解存货资源管理的重要性,疏忽对公司存货资源方面的治理,对于公司的存货资源的管理没有太高的追求,造成基层的存货人员的懒散,对存货的管理只是简单的记录,没有寻求对存货更科学的管理,缺乏学习存货管理知识的动力。一部分子公司根本就没有专门的存货管理部门,没有专业的存货管理人员,由其他的人员兼任存货管理的工作,缺乏存货管理知识,造成公司存货管理混乱。

  3.2生产过程存在浪费,采购不合理

生产过程中存在浪费现象,存货的采购缺乏合理性。上海良信电器股份有限公司在产品生产的过程中存在浪费的现象。只有好的生产才能给予客户提高好的商品,生产过程中主要消耗的是原材料,在企业的生产过程中原材料的耗费,不仅会增加产品本身的成本而且会提高产品的价格。并且产品的生产废品损失率偏大,产品生产量逐年上升的同时产品的废品损失率也在增加,主要的原因是企业员工的技术水平落后,对员工的培训不够,还有就是员工对原材料的使用不合理,存在浪费的行为。上海良信电器股份有限公司的存货采购缺乏科学性,主要是采购原材料没有通过科学、合理的分析,采购之前采购部门与生产部门没有进行沟通,造成原材料的浪费。该公司采购之前并没有对企业的生产计划、销售情况和存货的存储量进行整体的调查和分析,对于企业的采购数量掌握不合理,造成采购有时采购的原材料用量不够,影响企业的生产,有时采购的原材料数量过多,造成原材料的浪费。

  3.3存货控制机制不健全,信息化核算水平低

存货控制机制不健全,信息化核算水平低。据了解上海良信电器股份有限公司验收机制不合理,采购的原材料没有相关专业的验收人员进行质量验收,只是由仓库人员进行简单的数量清点,就直接入库处理。这样不合理的流程下,容易出现原材料不合格等问题,从而影响产成品的质量,如产品质量有问题会影响企业的声誉,对企业造成不必要的麻烦。上海良信电器股份有限公司的存货储存机制不健全,公司出现混乱堆放的现象,有时会在成品区看到半成品和原材料,有时又在半成品区看到产成品,产品摆放不规范,没有按照产品种类品目储存产品,造成后期取货时需要花费大量的时间去找和整理。存货保管机制不健全,由于采购原材料没有规划,造成有一些原材料的积压,又没有好好整理,造成后期这些原材料不需要用,放在仓库占用资金的使用,之后只能降低价格出售,给公司造成损失。存货的领用机制不健全。上海良信电器股份有限公司建立了相关的领用制度,但在实际的工作中却没有多大的效果,制度没有得到严格的执行。比如生产车间没有开领料单却先领用了材料,后续也没有补交领料单,销售还未开送货单但货物已经发出等。上海良信电器股份有限公司存货信息的记录、收集与整理大部分还停留在人工完成的阶段,且企业存货的种类繁多,人工收集与整理不仅费时费力,而且效率低、准确性差,传递的过程中信息存在滞后性。企业不能实时的掌握存货的信息,对于存货的信息质量不能得到保证,影响企业的相关决策。

上海良信电器股份有限公司尚未完全实现使用信息化对存货进行管理,还停留在手工记帐和信息化结合的阶段,企业内部只是建立了少数的几个信息库,这样就导致企业无法获取最新的库存信息,库存信息的不准确会影响企业作出错误的判断和决策。目前市场上已经出现比较好的存货核算管理的软件,比如ERP等。但是由于软件的价格比较高昂、规模问题以及企业领导的重视程度等,上海良信电器股份有限公司尚未能使用软件进行核算。再加上软件的使用需要一定的专业知识,知识薄弱或者没有相关学习过的人员是比较难以驾驭的。

  4上海良信电器股份有限公司存货管理中存在问题的原因分析

  4.1公司存货管理层缺乏存货管理意识

目前,我国企业存货管理的发展还不够成熟,上海良信电器股份有限公司管理人员并没有了解到企业存货管理的价值,还未意识到存货管理对企业的重要性。公司大部分的管理者对于企业的关注点主要在于商品的销售和扩大企业市场规模上,最直接的追求利润,忽视了企业存货管理对企业的帮助。有一部分管理者更重视企业的销售能力,往往会对市场的销售状况持乐观态度,在这种意识下,就会盲目的扩大生产囤积商品,公司销售产品的速度往往赶不上公司生产制造产品的速度,依照这样的趋势就会造成公司库存的商品过多,大量的库存商品占用了公司的大量资金,公司进行生产制造销售的循环就会变得困难,公司的流动资金不够运营就会存在潜在的财务风险。上海良信电器股份有限公司管理层的存货管理观念还是处在比较落后的阶段,认为企业存货管理只是企业仓储部门的事情,与其他的部门没有太大的关联,造成企业部门与部门之间的缺乏沟通、信息不一致。

  4.2公司存货管理日常监督不规范

上海良信电器股份有限公司没有建立完善的企业存货管理规章制度,对于企业存货的日常管理是非常杂乱的,在企业存货管理方面非常困难。但也有一些子公司设立了关于企业存货管理的管理条例,但都是照搬简单的存货管理模板,根本就不适合自身公司使用,没有什么实际作用,设立的规章制度不具体、不合理、缺乏实用性,没有起到良好的效果,只是流于表面没有起到实际的作用。上海良信电器股份有限公司的存货管理不规范有一人身兼数职的情况,比如存货的采购、验收、仓储等环节由一人兼任,岗位设置制度不合理,不相容岗位没有分离,这样容易造成舞弊的现象,不利于企业的存货管理。

  4.3公司存货采购计划缺乏合理性

上海良信电器股份有限公司的存货管理制度存在缺陷,企业制度的采购计划不合理,对于采购的数量、时间、质量、方式、供应商没有根据企业的生产经营情况进行分析,采购资源的浪费。上海良信电器股份有限公司的采购部门没有对商品的销售市场深入的调查和分析,对商品销售市场的需求量预估不准确。企业的采购部门与生产部门、销售部门缺乏沟通,信息不共享,会造成采购的原材料比公司实际需要的原材料数量多,或者会造成采购的原材料不足于支持公司的生产制造的需要。大量多余的原材料不仅会占用企业资源的使用,而且会造成使用原材料上的浪费,人员不会严格的使用原材料,这样会造成废料的产生量增加,商品的成本会增加。采购的原材料不足于满足公司生产制造的用量,会拖累公司的生产制造的速度和进程,以及公司对产品的销售情况。上海良信电器股份有限公司对于存货资源采购的控制上还是比较落后的,针对公司采购部门的采购计划只是简易的需求量特性的分析,针对材料采购缺少科学合理的分析。上海良信电器股份有限公司的采购不合理,原材料采购不足影响企业生产进程和销售,企业会存在经营风险,企业的存货采购过量,资金大量投入存货里面,占用总资金比例过大,造成公司有可能面对资金上的风险。

  4.4公司存货的信息化水平低

目前,我国的库存信息传递还是比较落后的,上海良信电器股份有限公司的存货管理还是传统的人工保管、收集、整理、记录存货信息的方式,对于现代化计算机网络信息技术的使用还是比较落后的。企业商品的种类多而且复杂,假如我们不使用现代化网络软件来进行运算,而是使用原始的人工来对企业的库存进行核算管理,不仅花费的人工成本比较高,而且工作的效率低、库存信息的准确性差,存在人为误差的可能。为企业提交的库存信息的质量和数据信息的可靠性,在一定程度上会影响企业管理层的分析和经营决策。上海良信电器股份有限公司的员工一般都是单方面的与供应商以及经销商进行交流,对于市场上商品的供求需要掌握不够,公司没有充足的数据分析,难以敲定准确的经营决策,进行下一步的采购和安排生产。虽然部分子公司已经建立了库存信息管理系统,但是公司各部门之间的存货信息还是没有达到共享的地步,公司的部门与下级企业之间还是缺少信息交流,信息并没有得到共享,制约了企业的存货管理,存货管理并没有得到很好的发挥作用。

  5上海良信电器股份有限公司存在问题的解决对策

  5.1提高管理层管理意识,提升存货人员水平

提高管理人员存货管理意识,提升员工存货管理水平。上海良信电器股份有限公司高层缺少对存货资源的控制管理,公司的存货资源管理混乱情况的出现,在很大程度上取决于管理层对于存货管理重要性的深刻认识。上海良信电器股份有限公司想要提高企业管理人员的管理意识,首先就要从思想上让管理层认识清楚企业存货管理的重要性,定位明确存货管理的价值。不仅仅是对存货管理表面和浅显的关注,而是让存货管理制度参与到真正的在公司的生产制造和销售过程中。针对库存资源的管理制度进行评价,对库存制度进行改善和实行,实现对整个公司的存货资源管控。公司高层应该以身作则,从自身重视企业存货管理,只有这样企业才能形成良好的企业氛围,从下到上都重视企业存货管理。企业应该把存货管理纳入企业的日常议程中,定期对存货管理的政策进行培训和学习。关于存货管理知识的培训,建立合理的培训制度,加强对存货管理政策知识的培训和考核,定期或者不定期的检测员工的知识水平,不合格者让其继续学习或者调换岗位,学习考核通过者方能继续工作。赏罚严明,对于完成优异的企业员工给予一定的勉励,未能完成的员工适当的惩罚。从管理层开始重视企业存货管理的重要性,带动员工的积极性,培养员工参与企业的管理,给员工树立好的榜样,树立良好的企业文化,为企业的存货管理创造好的环境基础。对普通员工进行培训,树立关注存货管理意识。让公司的财务部、销售部、采购部、仓储部门相关人员相互配合实行存货管理制度,确保执行的质量,提高各部门的配合度和工作效率,建设上海良信电器股份有限公司的存货管理信息库。

  5.2优化生产工序,科学合理采购

优化企业生产工序,制定科学合理的采购计划,有效控制存货成本。针对上海良信电器股份有限公司生产过程中的原材料的浪费行为,进行生产工序的改革,对于工序进行合并、重排和简化,取消不必要的工序,减少成本和材料的消耗,提高效率。制定员工技术培训制度,对员工进行技术培训,培训学习不合格者不能继续参与产品的生产。关于生产要用的原材料领用进行记录,生产完成后或者月底,根据领用记录对原材料的使用情况进行分析,对于原材料使用不合理的浪费行为进行惩罚,如果有原材料利用率高的情况可以适当的给予奖励作为鼓励。公司应该制定相关的规章制度,严格要求采购人员按照生产部门的需要进行采购,使用合适的办法对采购所需的原材料进行测算,避免浪费、增加生产成本。比如使用经济批量法进行测算。同时,采购人员还应该关注供应商的质量、交货能力、服务水平、信誉、财务状况等多方面的信息,通过掌控信息来降低企业采购成本。企业的基础是商品的质量,只有严格控制存货的采购质量,才能保证企业的商品质量。企业应该严格监控企业的存货采购质量,材料的采购需要对市场进行调研,明察暗访探清原材料的实际价格,供应商的选择要货比三家抉择出最合适的,在保证材料质量的前提下降低成本。最低的价格不一定是最好的材料,还要看材料的质量。对采购材料质量的把关要慎重,对供应商进行材料的质量、信誉度、售后服务进行判断分析。对每回进货的供应商进行总结分析,根据供应商的服务水平、交货能力、售后服务、信誉度等进行评分,从中分析采购的品质是否得到保障。要不停拓展供应商的范围,从更多的途径获得有品质保证材料的供应商,为采购好的材料作准备。

企业一方面需要存储充足够用的存货,另一方面又需要减少企业存货的成本,让企业能够进行正常的生产经营,在减少企业财务风险和降低经营风险的同时,提升企业的经济效益。第一,企业需要对自身的经营模式、生产规模、存货的储存量,以及企业生产所需要耗费的原材料进行分析和了解。第二,企业在采购之前需要做好市场调查的准备,需要对产品的市场环境进行深入的调查和分析,掌握存货商品的需求趋势以及该行业的发展前景。同时,必须熟知存货管理相关的法规以及最新颁发的政策,关于原料供应商的信誉、资质等相关重要信息,保证采购计划的正常执行。第三,强化公司部门之间的沟通信息交流,采购部门需要对生产部门提交的生产计划表、采购申请单等进行科学合理的分析。企业通过科学的分析采购成本、销售量以及当前公司存货的存储量,减少企业的存货成本,提高企业的生产效益。同时,企业也可以通过使用经济批量法,降低企业的采购和存储成本,对企业存货加强管理。

  5.3完善控制机制,建立健全信息化核算体系

完善存货的控制机制,建立健全信息化核算体系。随着中国信息化水平的不断提高,信息化网络技术日益成熟,网络技术为我们带来了便捷。首先,企业想要提高存货信息化水平,需要一个专业的存货信息网络的人才,可以为企业的存货信息化管理服务。其次,就是通过利用现今的信息化技术软件,对存货的入库、出库、领用进行记录和整理。通过存货管理软件的记录,企业可以实时的掌握存货的动态信息,防止存货信息传递的滞后性,以及减少人工记录的误差。最后,企业可以对存货管理信息软件进行最大化的开发,实现存货信息的共享,企业可以更全面的掌握存货信息,加强存货管理的效率。

上海良信电器股份有限公司建立完善的库存管理制度能够帮助公司更好的发展,想要有效的管理公司的存货资源,就要制定合理的规章制度,制度一套完善的公司库存管理制度,让公司人员按照管理条例来完成一整套流程的运行。企业存货的采购、运输、储存、使用都规章制度来规范,企业按照制度的监督的下来对存货进行管理。在合理的存货管理制度下对存货管理,做到有亦可查、记录完整、责任划分清楚,做到不相容岗位分离。首先是优化存货验收机制,对于存货的验收入库、材料领用,公司应该组织仓储部门、采购部门、供应商、财务部等相关部门把关。无论是收到供应商的货物还是生产部的产成品,都要核对好数目、型号、规格等相关信息保持一致。还要设置质检部对原材料和产品的质量进行严格的检查。然后完善存货存储和保管制度。关于公司存货乱堆乱放的现象,应该引起重视,要把各种存货分门别类的摆放整齐,按照一定的种类品目规格设置区域放置,便于整理。对存货的保管要合理存放,根据产品的特点、使用频率等安排存储。建立健全的信息化核算体系,利用现代化信息网络技术建立存货管理机制,实现存货管理信息数据化,把存货管理出库、入库、领用、储存量等信息录入存货管理系统,企业可以实时掌握存货的动态信息,避免信息传递的滞后性以及人工记录是失误。对存货管理系统进行开发,建立统一的信息共享平台。重新设置企业材料采购付款流程,实行线上查询采购进度,依据充足的证据付款,避免盲目付款的现象发生。

  6总结

好的存货管理能够促进企业的健康发展,帮助企业扩大规模、优化结构,同时加快企业资金的流转,维持企业的正常经营活动的开展,最终提高企业的经济效益,实现企业的利润目标。因此,企业应该建立完善的库存管理制度,利用现代化信息技术建立健全的信息化核算体系,加强对存货的管理,提高库存管理水平。

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