电子与纸质文件共存归档的未来发展

摘要:随着现代化信息技术的崛起,大众的生活方式发生了显著变化。以档案管理工作为例,文档数量越来越多,类型也越来越丰富。因此,工作人员要结合实际情况,尽快学会转换文件观念来迎接电子文件的挑战。电子文件与纸质文件各有千秋,二者相互依存、相互增进,本文将研究二者特点,分析它们之间的共存方式,寻找有效办法,提高档案管理水平和使用效用,使档案事业日益富足强大。距离完全运用电子文档的社会还有很长一段路要走,所以纸质文档在档案管理工作中依旧发挥着举足轻重的地位。论文共分为四部分:第一部分是对电子文档与纸质文档的背景、意义进行了分析;第二部分对电子文档与纸质文档的关系进行了比较;不同类型文档的储存与发展是第3部分的主要内容;总结与展望是第4部分的主要内容。

关键词:电子文件,纸质文件,共存

第1章绪论

1.1研究背景

随着网络覆盖率的增长,网民的数量直线上升。与此同时,网络技术获得了巨大的发展空间。以档案管理为例,在网络技术的影响下,电子文档应运而生。需要注意的是,便捷是电子文档的主要特点。不过,纸质文档也具有一定的优势。在日常生活中,电子文档的出现使纸质文档受到了冲击。基于这一点,工作人员要以实际情况为基础,采用一并归档的方式,提高文档管理效率。对人类来说,电子文件极为重要。究其原因,电子文件的记录方式、传播效率以及传播途径都要优于纸质文档。然而,纸质文档的存在时间较长,电子文档无法彻底取代前者。在研究过程中,笔者发现部分学者认为“无纸化”时代即将到来。也就是说,有人认为纸质文档将彻底退出历史舞台。不过,笔者认为纸质文档与电子文档仍旧处于相互依存的状态。在这种情况下,工作人员要结合两种文档的特点,采用互补共存的方式,提高档案管理的安全性、便捷性以及可靠性。通过这种方式,既可以提高管理效率,减轻工作人员的负担,又能满足工作需求,逐步提升档案管理水平。

1.2研究的目的与意义

在现代化信息技术的影响下,大众的生活方式发生了显著变化。具体而言,海量的网络数据逐渐成为日常生活的重要组成部分。在此基础上,工作人员要结合岗位需求,积极学习专业知识,扩充知识储备量,更好的完成工作任务。简而言之,工作人员要结合纸质文件与电子文件的特点,采用同步归档的方式,提高档案管理效率。另外,不管是纸质档案还是电子档案,它们都有着自己存在的价值和意义。

一、目的

提升工作人员的档案管理水平从实际情况来看,工作人员的知识储备量与档案管理水平密切相关。与此同时,档案管理技巧会对档案管理水平构成显著影响。基于这一点,工作人员要结合自身情况,积极学习档案管理技术,具体包括电子信息的管理技术与电子信息的管理方法。

2.思想观念的创新

原有的传统管理方法因受到信息时代的冲击,已经处于落后状态。基于这一点,工作人员要充分意识到管理理念的重要性,并积极学习电子信息技术。通过这种方式,掌握信息传递技巧,从而更好的满足岗位需求。

3.拓展业务范围

相较于现代化档案管理服务,传统档案管理服务存在许多不足之处。具体包括服务范围狭小,无法满足管理需求。在信息技术的影响下,现代化档案管理服务涉及领域越来越多。简单来说,管理人员可以利用在线平台,迅速完成档案检索、档案阅读以及档案整理等工作。

意义电子文档暂时无法完全取代纸质文档,如果在档案管理工作中过于依赖电子档案,一旦电子档案被破坏,档案信息就很有可能出现泄漏的风险,严重的情况会给工作上带来很多的麻烦。因此,笔者认为突破二元化格局是提升档案管理质量的基础。不仅如此,工作人员还要结合实际情况,提高档案转换的灵活度。针对电子文档与纸质文档共同归档的研究有利于加强对档案事业的认识,可以完善有关现在档案事业缺陷完善的研究,使档案管理工作更加便捷,更加严谨。

1.3研究内容和方法

本课题拟分电子文档与纸质文档分析共同归档方式和未来发展分析两部分。首先利用电子文档与纸质文档的互补性对其现在归档方法进行研究,深入分析该课题的可行性以及市场需求,然后利用问卷统计和数据等等与目前的实际情况比较选择最优方案,并得出结论。从实际情况来看,纸质文件与电子文件存在一定的共性。简单来说,两者都需要保存。不过,纸质文件的保存难度较大,保存周期不长。而电子文件要保存周期较长,但无法满足随身携带的要求。需要注意的是,工作人员要结合文件内容,采用同步存档的方式,完成档案管理任务。除此之外,工作人员还可以采用双套归档的方式,提高档案管理效率。相较于纸质文件,电子文件的功能与社会属性较为特殊。在这种情况下,工作人员要积极学习电子技术,不断扩充知识储备量,逐步优化电子档案的管理机制。

第2章电子与纸质文件的关系

2.1什么是电子与纸质文档档案

从实际情况来看,电子文档是信息化社会产生的新型档案类型。具体而言,技术人员将数据和信息用光盘、磁盘以及计算机进行保存的技术手段,就是所谓的电子文档。需要注意的是,表格、文档、图片以及影像均属于电子文件。据了解,体积小、容量大以及易保存是电子文件的主要特点。不过,电子文件也存在一定的局限性。简单来说,电子文件的风险性较高,且极为依赖电子设备。

在实践过程中,日记、证书、契约以及图纸等纸质材料均属于纸质文件。简而言之,纸质文件属于实物。需要注意的是,字迹、内容以及纸张是纸质文件的核心要素。由此可见,纸质文件具有原始性、真实性的特点。

根据资料显示,早期的网络技术存在许多不足之处。简单来说,早期网络技术不仅功能有限,而且无法满足大众的办公需求。据了解,改变公文书写方式是早期网络技术的唯一作用。换而言之,网络技术的出现,使手工抄写退出了历史的舞台。不过,公文运作方式并未发生任何改变。在网络技术的影响下,传统的办公模式逐渐被现代化办公模式所取代。在日常生活中,文件的查询、接收、发送以及传递都会受到网络技术的影响,呈现出较为积极的变化,具体包括传递效率上升、传递速度变快以及工作负担减轻等等。由此可见,“无纸化”办公将成为大众的主要工作方式。在这种情况下,工作人员要结合岗位需求,积极学习电子信息技术,更好的完成档案管理工作。

2.2电子文档与纸质文档的关系

从概念上看,能够传递代码序列,且存在于光盘、磁盘以及磁带中的数据信息被称为电子文件。在1949年,首个电子文件应运而生。在现代化信息技术的影响下,电子文件的数量与种类越来越多,逐渐成为大众日常生活中的重要组成部分。与此同时,电子文件的使用频率越来越高,证明此类办公方式获得了大众的认可。另外,科技水平的提高,使电子文件率先被应用到政府部门,随着电脑的普及,使电子文件慢慢的开始被大众所接受并使用。直到今天在档案事业发挥了重大作用,尤其是疫情期间,电子文档扮演了至关重要的角色。

在研究过程中,笔者发现网络技术会对大众的办公效率构成显著影响。简单来说,电子文件的传输效率提高,传输成本非常低。不过,纸质文档也有独特的优势。首先,纸质文档对设备没有依赖性。其次,纸质文档能够随身携带。因此,工作人员要结合文件特点,不断优化文档管理机制。另外,原始记录性是档案的核心特点。纸质文档具有不可变更性,而电子文档的变更难度较小,很容易失真。基于这一点,后者的合法性与原始性存疑。以法律领域为例,纸质文档的使用频率非常高。除此之外,工作人员还要采用底稿与定稿同步归档的方式,更好的完成管理任务。需要注意的是,纸质文档的查阅难度较大。究其原因,纸质文档数量极多,工作人员必须仔细寻找,才能锁定目标。对电子文件来说,其传递、创作、删改以及发送都与网络技术密切相关。在网络技术的影响下,整个操作流程越来越简单。不仅如此,电子文件的查询难度较小。工作人员可以采用“一键查询”的方式,完成数据检索。由此可见,电子文档与纸质文档密不可分。

2.3电子与纸质文件的起源与发展

从实际情况来看,纸质文件的存在周期极长。具体而言,缣帛、简牍以及甲骨均属于纸质文件。由此可见,纸质文件已存在数千年之久。网络技术诞生之前,纸质文件是远距离传递信息的唯一途径。在实践过程中,此类文件的管理流程已十分完善。上世纪80年代,部分学者经过反复研究,对“电子文件”的概念进行了界定。据了解,国内学者在90年代开始研究电子文件。在1996年,政府结合实际情况,组建了档案管理小组。随后,档案管理逐渐成为学界的主要研究内容之一。在现代化信息技术的影响下,电子文件获得了巨大的成长空间。与此同时,学者们的研究成果越来越多。在1999年,国内学者撰写了《电子文件归档与电子档案管理概论》;在2004年,政府以区域特点为基础,成立了电子文件中心;在2007年,政府召开了文件建设交流会;在2009年,政府召开了国际学术研讨会;在2012年,政府结合区域特点,开始实施代码管理试点项目。由此可见,政府颇为重视电子文件的管理工作,并制定了一系列优惠政策,对电子文件的管理工作实施资源倾斜。在此基础上,国内电子文件的管理工作取得了令人瞩目的成绩。不仅如此,学界的研究视角越来越丰富,研究成果也越来越多。另外,学者们对电子档案管理工作与网络技术之间的关系很感兴趣,却忽略了现代化信息技术与电子档案管理工作之间的关系。以云计算与大数据为例,在上述技术的影响下,电子文件的管理难度直线下降,管理效率大幅度上升。

在研究过程中,笔者发现电子文件的发展与现代化信息技术密切相关。不过,国内学者很少研究相关领域的内容。与此同时,国内学者也未能意识到电子文件保存与形成的重要性。因此,该领域的研究少之又少。不仅如此,安全保障领域的研究成果也不多。再加上理论与实践存在显著差异,导致国内的电子档案管理工作并不理想。在此基础上,研究人员要不断优化研究视角,并采用多种技术研究手段,提升研究结果的准确性。通过这种方式,既可以推动电子档案管理工作的发展,又能完善相关领域的理论研究体系。

从实际情况来看,纸质文件的应用范围极广。据了解,中国是率先使用纸质文件的国家之一。根据资料显示,纸质文件出现在东汉时期。两晋时期,纸质文件的数量越来越多,应用范围也越来越广。不过,官方并未使用纸质文件。直到公元403年,恒玄开始推广纸质文件。在此基础上,纸质文件逐渐成为大众日常生活的重要组成部分。在中国的影响下,周边国家也开始使用纸质文件,具体包括日、韩、越南以及缅甸等国家。

第3章电子与纸质文件共存归档的未来发展

3.1电子与纸质文件共存归档存在的问题

随着社会经济的发展,国民收入水平越来越高。与此同时,大众的生活方式发生了改变。在现代化信息技术的影响下,纸质文件逐渐无法满足大众的使用需求。在此基础上,电子文件应运而生。据了解,电子文件的应用范围越来越广。不过,电子文件也存在一定的局限性,具体包括安全性、原始性以及真实性。因此,工作人员要充分发挥两种文件的优势,更好的完成管理任务。在实践过程中,纸质文件与电子文件处于互补状态。工作人员会以实际情况为基础,选出恰当的文件形式。具体而言,便捷式电子文件的核心优势。除此之外,电子文件的传输效率高,传输成本较低。基于这一点,新媒体逐渐取代传统媒体,并成为推动社会发展的重要组成部分。在此基础上,政府要结合行业特点,不断完善相关法律法规,通过这种方式,对电子文件实施资源倾斜,使其获得更大的成长空间。对工作人员来说,掌握电子档案的管理技巧有助于提高工作效率。究其原因,电子文件的增多,会对电子档案的管理工作构成显著影响。因此,政府要结合实际情况,不断优化档案管理机制。不仅如此,政府还要定期组织员工参加培训,学习电子档案的管理技巧,扩充知识储备量,更好的应对各种挑战。需要注意的是,电子文件对设备的依赖性越来越强,也会给档案管理工作造成一定的负面影响。在这种情况下,工作人员要采用同步存档的方式,提前做好应急准备。

3.2电子与纸质文件共存归档的必要性

档案管理无论在哪个行业都是极其重要的工作。由于文件数量越来越多,纸质文件已无法满足大众的使用需求。在此基础上,电子文档逐渐成为群众日常办公的重要组成部分。与此同时,电子文档的管理技巧愈发重要。不过,纸质文档与电子文档都存在一定的局限性。因此,两者处于互补状态。

在实践过程中,纸质文件与电子文件同等重要。因此,工作人员必须采用同步归档的方式,提前做好应急准备。由于工作性质的缘故,许多文件只能采用纸质文档。究其原因,纸质文档具有不可修改性。在此基础上,法律工作者尤为偏爱纸质文件。再加上纸质文件存在周期较长,也使部分管理者形成了定式思维。基于这一点,纸质文件的应用频率非常高。此外,电子文件具有易修改性。因此,许多部门从不使用电子文件。在这种情况下,工作人员的信息传递效率较低,信息传递成本非常高。不过,信息的原始性不容置疑。由此可见,两者都存在一定的局限性。对工作人员来说,掌握电子文档的管理技巧极为重要。部门领导要结合员工特点,定期组织该群体参加培训,并以培训结果为基础,逐步完善奖罚机制。

从实际情况来看,纸质文件与电子文件都存在一定的局限性。因此,两者始终处于互补状态。现阶段,办公文件的数量越来越多,加大了管理人员的工作负担。由于纸张的消耗量越来越大,导致信息传递成本直线上升。再加上储存空间越来越小,增加了查阅与管理的难度。电子文档的出现,减轻了管理人员的工作负担。与此同时,信息传递成本大幅度下降。需要注意的是,电子文件的查阅难度较小,信息传递效率极高。相较于纸质文件,电子文件具有极为明显的优势。除此之外,电子文件的真实性与原始性存疑。究其原因,电子文件的修改难度较小。对管理人员来说,只要掌握高超的黑客技术,便可抹除掉修改痕迹。此外,原始性与真实性是纸质文件的主要特点,人为损坏的可能性也不大。不仅如此,电子文件对设备的依赖性过强。设备损坏之后,电子文件也会不知所踪。因此,电子文件无法取代纸质文件。换而言之,两者都存在不足之处。在此基础上,管理人员要结合实际情况,采用恰当的管理方式,逐步提高管理效率。

3.3电子与纸质文件共存归档未来发展趋势

在研究过程中,笔者认为纸质文件与电子文件始终处于互补状态。虽然电子文件的应用范围越来越广,文件数量越来越多,但始终无法取代纸质文件。基于这一点,管理者必须结合实际情况,不断优化档案管理模式。现阶段,纸质文件的应用范围极广,且具备唯一性。简单来说,部分法律文件必须使用纸质文档。与此同时,电子文件的修改难度较小,稳定性极差,再加上设备依赖性过强,都会对文件管理工作构成负面影响。因此,管理人员要采用拷贝存档的方式,提高数据的安全性。需要注意的是,“双轨制”是较为常见的管理模式。也就是说,管理人员要采用两种不同的管理制度,逐步提高管理效率。不过,归档方式的差异性也会增加管理人员的工作负担。对管理人员来说,加备注信息能够降低文档管理难度。究其原因,管理人员可以将纸质文件的存储及编码填入备注中,降低查阅与管理难度。在网络技术的影响下,电子文件的耐久性直线上升。不过,纸质文件的耐久性要比电子文件的耐久性更长。此外,部分黑客拥有高超的网络技术。他们很可能入侵网络系统,窃取文件信息,用以谋取私利。由此可见,电子文件的安全性不高。以图书馆为例,工作人员在整理文档时,要以“纸质文件为辅,电子文件为主”的方式,降低文档管理成本;以档案管理部门为例,工作人员在整理文档时,要以“电子文件为辅,纸质文件为主”的方式,提高文档的安全性与稳定性。由此可见,文档管理成本与文档管理效率都会对文档管理工作构成显著影响。因此,管理人员要从上述两个方面入手,不断优化文档管理机制,更好的完成文档管理任务。由于纸质文档与电子文档都存在一定的局限性,所以两者始终处于互补状态。另外,电子文件无法在短时间内取代纸质文件。因此,“无纸化”时代比较遥远。在这种情况下,管理人员要充分结合文档特点,并以双轨制为基础,更好的完成档案管理工作。

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发布时间 2023年1月27日
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