会计电算化的档案管理

摘要: 如今计算机技术和网络技术发展迅速,对企业而言,会计档案的管理关乎企业的生存,但仍然存在不完善的地方。会计电算化自实行以来,档案管理总是容易出现问题,因此,完善电算化会计档案管理问题刻不容缓,这对会计档案的信息化有着重要的作用,对企业

  摘要:如今计算机技术和网络技术发展迅速,对企业而言,会计档案的管理关乎企业的生存,但仍然存在不完善的地方。会计电算化自实行以来,档案管理总是容易出现问题,因此,完善电算化会计档案管理问题刻不容缓,这对会计档案的信息化有着重要的作用,对企业乃至社会的发展都有着不可磨灭的影响。通过研究电算化会计档案管理存在的问题,分析了解企业现有会计档案管理模式,努力争取为会计电算化档案规范化管理提出有效可行的建议,为企业的正常运行、社会的平稳发展保驾护航。
  关键词:会计电算化;会计档案;档案管理;
会计电算化的档案管理

  引言

  近些年来,我国各个行业已经广泛涉及会计电算化软件,会计电算化使财务档案的管理方式发生了重大变化,在一定程度上极大提高了工作效率和质量,使我国会计电算化的发展更上一层楼,以电子计算机为载体、以网络为平台的管理模式早已替代传统的手工管理,其简易程度深入人心。
  现在一些企业领导比较重视对资金的管理,而忽视了对电算化会计档案的管理,导致单位的财务部门档案管理业务也不能按照制度进行。但现代社会,企业经营方式越来越多,新状况、新问题层出不穷,而会计档案管理的法律法规并不完善,任务分工并不明确,档案管理得不到正确的监管,影响企业的进步。目前,我国在企业会计档案管理方面没有专门的规范的会计档案法律规范,即针对性不强,任务分工不明确,实际操作容易出现问题。在以法制经济为基本特征的市场环境下,这根本无法满足现代企业经济发展的要求。
  因此,加快会计档案管理的电算化建设,培养引进电算化档案管理的双专业人才,已经是当前企业财务工作刻不容缓的事情。规范的管理会计档案有助于企业财务工作的正常运行,有利于企业平稳发展。电算化会计档案的规范管理有助于提高会计档案的安全性和准确性,更好地为企业经济运行提供服务,推进会计档案的信息化进程。

  1、当前会计电算化档案管理存在的问题

  1.1会计档案管理法规不完善、任务不明确

  自应用会计电算化软件以来,电算化会计档案管理逐渐走上正轨,在很多单位得到广泛的使用。但现代社会,企业经营方式越来越多,新状况、新问题层出不穷,而会计档案管理的法律法规并不完善,任务分工并不明确,档案管理得不到正确的监管,影响企业的进步。目前在会计档案管理方面,我国的相关法律法规主要有《档案法》、《财务档案管理办法》和《电算化文档归档与管理规范》,而这其中的一些规定并不符合实际状况,没有专门的规范的会计档案法律规范,即针对性不强,任务分工不明确,实际操作容易出现问题。在以法制经济为基本特征的市场环境下,这根本无法满足现代企业经济发展的要求。正是由于电算化会计档案更易在不被发现的情况下被修改,所以如若没有制定相应的会计电算化档案管理人员规范,且没有及时修订企业的电算化会计档案管理制度,容易出现会计档案的破坏和自然损毁现象。

  1.2电算化归档管理制度不规范

  管理电算化会计档案需要有制度规范,自然离不开归档管理制度。现在一些企业领导比较重视对资金的管理,而忽视了对电算化会计档案的管理,导致单位的财务部门档案管理业务也不能按照制度进行。正是由于现在很多中小企业仍然不能充分应用信息化,对电算化会计档案的归档管理没有制订有效的制度规范,不能严格执行规范管理,造成相关财务人员对会计档案的管理不能足够的重视,在资料归档时仍使用以前手工管理时的做法,对正确的档案归档和数据备份不能掌握,反而只是用计算机打印出来的账簿、报表代替手工管理的会计资料,这样使电算化会计档案的归档工作处于无序混乱不连续的状态,档案数据的完整性、准确性和安全性也得不到保障,向档案部门提交的只是纸质档案而没有移交存储在移动载体上的档案数据,档案管理部门不能有效进行归档管理,这样既浪费了时间成本,投入大量的人力时间,也不利于整个电算化会计档案的后续管理。

  1.3会计档案管理人员业务素质不全面

  自会计电算化运用越来越广泛以来,会计档案管理也变为电算化操作和纸质档案相结合,而电算化下的档案管理人员必须具备除会计基础知识之外的计算机专业知识、软件操作能力、系统安全及维护等相关技能,但目前一些单位尤其是中小企业仅是对原岗位上的会计人员进行一定的培训,然后就可以接手会计电算化档案管理,当然他们对于操作电算化系统是游刃有余的,不过也就仅限于操作电算化系统软件,这些会计人员对于电脑网络的安全和维护并不了解,平日只能机械的录入会计档案信息,一旦遇到死机或黑客等问题,一般的会计人员并不能解决,还是需要求助于计算机专业人才,而由此产生的损失是不容忽视的。在管理会计电算化档案人员的选择上,很多企业往往缺乏网络安全与计算机维护方面的人才,一般经过企业简单培训后的会计人员在管理档案方面的业务素质不全面,不能做到系统安全、网络维护等工作,计算机专业能力达不到要求,更达不到会计电算化档案管理的标准。

  1.4财务人员对会计电算化档案的重视度偏低

  一个企业对档案管理的态度能够反映出这家企业财务状况的正确与否,一般地,从事会计电算化档案管理的人员若来自企业财务部门,那么足以说明对管理电算化会计档案的重视度不够,档案管理的专业性不能得到保障,会计档案的保管会陷入不连续、无秩序的状态,或者档案数据有差错遗漏,这种管理方式不规范,完全不能适应当前会计档案管理和经营决策的需要。现在,传统会计档案管理理念已深入人心,财务人员很多又是年龄较大的缺少计算机应用经验的,不仅缺乏专业的管理电算化会计档案的知识培训,而且对电算化会计档案的归档程序了解不够。在电算化会计档案管理中易出现存储于光盘载体的会计数据、会计资料忘记归档或归档不及时的问题,长久就会造成混乱,使信息数据不全或丢失,影响企业管理决策。

  1.5缺乏强有力的计算机软硬件设施

  软件硬件如若被破坏,数据即易缺失,并且在实际的会计电算化系统运行过程中,财务数据在计算机当中很容易由于手工操作的不正规导致数据的缺失或损毁。网络的安全性差也是造成缺失的重要影响因素,财务数据的大量储存在电脑中,在与外存储器之间进行传输以及实用的过程也应该好好考虑安全问题。会计数据的传递以及使用都是通过网络进行操作,这就要求会计人员应该仔细检查,保障数据的传输过程的安全性。
  计算机系统的自身安全和保护功能也易受威胁,现在网络安全仍不能完全保证,会计资料的存储要在安全对计算机上进行,面对开放的网络,电脑硬件和软件都容易受到病毒以及黑客的网络攻击,信息易被窃取或泄露、非法增删改,计算机病毒的破坏性极大。在开放的网络环境下,企业数据档案的安全性面临严峻的考验。

  1.6会计电算化系统安全性差

  现在企业运行的会计电算化软件对操作人员、操作时间、操作内容没有完全保存下来,主要有权限的人都可以进入系统查阅数据甚至修改数据,极不安全,一旦出现问题无法追责。与此同时,许多安全措施并未配置齐全,有些计算机老旧或某些软件没有升级,硬件自身安全性能低,操作人员对计算机安全意识低,密码不是一次一输,安全检查不完全,这都将直接影响会计系统的正常应用。

  2、电算化条件下做好会计档案管理的建议

  2.1加大会计档案的监管力度

  加大监管力度是电算化会计档案规范化的有利途径之一,不但需要根据《会计档案管理办法》等规范文件建立完善会计档案立卷、归档、安全和保密之外,还需结合实际,列出财务档案的归档时间等归档情况,由档案管理人员负责会计档案收集的完整性,详细登记为以后的方便查询。在监管时要做到会计主管监督会计人员及档案管理人员,有档案管理人员在场,会计主管对现有会计资料进行检查,确保财务资料的完整无误。当财务人员需要移交档案时,必须有会计档案员到场监督,移交双方的监督者、财务人员、档案人员同时办理移交手续,并且检查档案资料的完备准确性,然后检查无误后签字并加盖公章。为了更好的监管会计档案管理工作的整体性和完整规范性,在各项会计业务检查中,电算化会计档案的规范性管理也被列为其中,对日后规范管理起到很大的作用。

  2.2完善电算化档案归档保管制度

  归档管理会计电算化资料前提是要有一个制度约束,这是做好会计电算化档案管理的基础。第一步就是审批存档手续,必须有会计主管、电算化主管的签章才能进行归档管理,比如打印输出的账簿,也必须遵循这第一步。企业的会计凭证、会计账簿和会计报表数据要定期打印并装订成册,再归档。第二,严格遵循安全原则,比如软件和数据的备份应检查无误后贴上标签注明负责归档的人员、归档时间和归档内容,由档案管理人员签字盖章,分别存放在安全、防热、防潮、防损毁的场所。同时要尽量选择质量好、存储量大的存储载体进行存储备份。第三,严格遵守档案的保密规定,会计资料数据都属于企业的内部资料,未经企业负责人允许不得随意借阅,严肃处理伪造会计资料、随意删改的数据。不论什么人员,若无单位负责人的签字同意,无到场监督人员,是无法随意查阅电算化会计档案的。若有特殊情况,必须由档案管理人员在登记簿上做好登记,由查阅人和档案管理人员共同签字才可翻阅。

  2.3注重计算机应用维护和会计专业的复合型人才培养

  人才是加强电算化会计档案管理的关键部分。会计电算化档案管理员必须要熟悉传统的会计基础知识,而且需掌握必要的计算机操作安全和维护等专业技能,在计算机系统安全性方面,要充分利用防火墙或杀毒软件,只有网络环境安全,才能保证计算机软件的安全性,同时在个人操作方面也需要增强,及时备份软件资料和会计数据,人离开时要关机。在电算化档案管理工作中,要保证会计档案的真实性和完整性,档案管理人员是关键。因此,要加强档案管理人员的知识培训,积极从外引进和招聘优秀的会计电算化档案管理人才为企业服务,加强培训现有的档案管理员,努力培养他们的专业业务素养和各种技能,使其成为精通会计业务和档案管理又具备相应信息技术能力的复合型人才,保证企业档案管理的专业化。

  2.4建立和完善岗位责任制、专人负责制

  同企业的财务岗位一样,会计电算化档案管理岗的设置也应当遵循专人负责制、岗位负责制的要求,同时要达到内部控制的要求,所以财务人员不能兼任会计电算化档案管理工作。在当今社会,对中小企业的要求可以稍微放宽,只要各个岗位之间互相不冲突,会计人员可以兼任档案管理人员,这样既可提高工作效率,又能节约时间和人力成本。如同用友、高信软件,登陆时需要根据自己的权限操作,这就符合专人负责制的要求,不同的岗位有不同权限备查,严格实施岗位责任制,不同的岗位在会计电算话档案管理中分担不同的职责,如若易产生冲突即分离彼此,使每个人互相监督对方,达到约束所有人的目的。

  2.5不断强化与企业财务档案管理相关的软硬件建设

  不断强化企业财务档案管理软硬件水平,就需要专用的先进电脑做支撑。企业必须有专用于电算化会计档案管理的电脑及软硬件设备做铺垫,也就是说,可以使档案管理设备与其他设备单独分开,保证会计档案的安全性、独立性和准确性,除此之外,还需加强系统网络环境的管理和维护。安全的网络环境可以通过这些方式来实现:安装杀毒软件定时升级,经常查杀病毒,数据及时加密。这些措施可防止由于设备故障导致的数据丢失,或者黑客入侵非法盗取财务数据等安全问题。充分运用防火墙功能,隔离外界通过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问,并在财务人员每次登陆电算化系统时都需输入密码才可进入,密码不可借与他人,最好是指纹密码,无密码者不可随意登陆,这就增加了会计电算化软件的安全性。最后,在备份过程中,还应时刻注意不同版本的软件形成的会计档案数据不尽相同,可能会发生意料之外的错误,所以需保持电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致,备份时将会计电算化系统版本对应备份一下,这个工作量就更加需要配专人专做了。

  2.6全面加强安全保密工作

  要确保会计档案的安全,需要采取必要的安全保护措施,根据会计档案载体的易潮易损的特性,得出数据备份需要备份多次以备查阅防止丢失的结论,也就是说对于每一个备份,归档时间和操作员名称都需详细标出,并且做到不同地点分开存放,在存放时还需注意没有点磁的干扰,远离潮湿、远离灰尘,避免静电、避免高温,经常进行检查,定期进行备份,以免在发生意外时手忙脚乱、不知所措,定期备份可以在发生意外时及时恢复数据,保证数据的完整性。会计档案的安全性还需看保密性做得如何,专门档案管理的软件需要加密,一旦数据丢失,不致造成数据被盗或被损毁的情况。另一方面,企业的计算机应分开使用,内网机和外网机不可相连,只接入内部网络,避免了外部网络的病毒入侵,同时应注意不要再内网机上使用移动设备如U盘,防止U盘带病毒伤害计算机系统,对数据不利。

  2.4明确奖惩机制

  管理会计档案虽然是一个企业里微小的一个环节,却是企业非常重要、必不可少的一部分,要想规范管理、用法得当,仍需采取一些大众手段,例如可以通过绩效考核来增强档案管理人员的工作积极性,及时表扬会计档案专业化人才,对不按规定工作无所事事的人员进行适当的惩罚警戒,激励大家学习和应用信息化。也可设立季度奖金或年度奖金,在此一年内若出现问题,订立一个处罚标准,依据这种奖惩机制激励档案管理人员能够为档案的完整性、安全性和准确性负责,既利于企业也利于自己,对档案管理有足够的认识且能够积极有效的规范管理。同时这也有利于提高企业员工的团结和凝聚力,对企业的长期发展有很大的帮助。

  3、结论

  会计档案离不开纸质档案,更需要电算化档案。会计档案的管理应熟练管理纸质档案,并对电算化会计档案管理给予充分重视并能够规范管理。本文通过研究分析造成电算化会计档案不规范管理的原因并提出解决方案,得到以下结论:目前电算化会计档案管理存在的问题有计算机网络环境的隐患、计算机的软硬件设施需安全、从业人员的素质需提高、会计档案管理法规不完善等。这就需要加强安全防范措施、安装正规安全的软硬件设施、保护会计档案安全不受损毁、加强财务人员的安全意识和从业人员的业务素质培训、完善管理法规、建立岗位责任制和专人负责制、明确奖惩机制。企业可以通过采取这些措施来达到会计电算化档案规范化管理的目的,有助于企业的正常运行、社会的平稳发展。
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